HRM: Firmen müssen digitaler werden

Am Arbeitgebertag in Bern Ende Juni 2022 gab es praktisch nur ein Thema: «Fachkräftemangel». Vom Gesundheitswesen über unbesetzte Stellen in der Baubranche bis hin zu fehlendem Nachwuchs bei den Handwerkern und Gastrobetrieben: Praktisch alle Branchen sind von einem akuten Personal­mangel betroffen. Das Problem wird sich in den kommenden Jahren noch zuspitzen, da die Babyboomer exponentiell in Pension gehen.

Die Gründe für den Arbeitskräftemangel sind vielfältig, und es gibt auch bereits einige Lösungsansätze. Die Rede ist von besseren Löhnen, Teilzeitstellen, Quereinsteigern, Flexibilität schaffen oder Work-Life-Balance. Das alles leuchtet ein, doch wie konkret kann man als Arbeitgeber den Arbeitsplatz attraktiver gestalten, junge Arbeitnehmende für den Job begeistern und seine bestehenden Mitarbeitenden langfristig an die Unternehmung binden? Bessere Löhne zu bezahlen ist nur eine Möglichkeit, aber nicht immer umsetzbar. Wie sieht es aber mit den anderen Faktoren aus? Wie können Flexibilität, Teilzeit oder Homeoffice in den Berufsalltag integriert werden, ohne dass man gleich einen Feelgood-Manager und zehn Wochen Ferien einführen muss? Eine Lösung könnte eine Kollaborations- und Kommunikations-App sein.

Teilzeitarbeit und flexible Arbeitszeiten schaffen – so klappt’s

Hier gilt es, zuallererst die Mitarbeitenden über die neuen Möglichkeiten zu informieren. Schliesslich könnte es ja vom einen oder von der anderen als unfair aufgefasst werden, wenn der neue Kollege oder die neue Kollegin erst um 11 Uhr im Büro eintrifft. Mit den heutigen digitalen Tools kann sich ein Team gut organisieren, trotzdem sind auch regelmässige physische Events wichtig, um den Teamgeist zu fördern. Gleichzeitig schafft das Bereitstellen von Informationsflüssen ein Gefühl der Teilnahme am Unternehmensgeschehen – auch für die Mitarbeitenden, die nicht an einem festen Arbeitsplatz sitzen. Das führt langfristig zu einer besseren Unter­nehmenskultur.

Verschiedene (kostenlose) Online-Projektmanagement-Tools, wie z.B. Trello, sorgen für klare Aufgabenverteilung und reibungslose Übergaben. Hier können Aufgaben zugeteilt und genau beschrieben sowie Fristen und Dokumente hinterlegt werden. Man kann abhaken, was erledigt wurde, und kommentieren, was noch gemacht werden muss.

Eine firmeninterne Kommunikations-App, die einfach zu bedienen ist und die auf dem Smartphone der Mitarbeitenden funktioniert, gewährleistet, dass auch die Flex- und Teilzeitarbeiter immer auf dem neuesten Informationsstand sind. Beekeeper zum Beispiel wird in der Schweiz bereits von Hunderten von Unternehmen verwendet, die ihre Kommunikation und Kollaboration digitalisiert und somit vereinfacht haben. Die Lösung hat sich dabei vor allem auf Unternehmen mit vielen Mitarbeitenden ohne festen Arbeitsplatz (Frontline-Mitarbeitende) spezialisiert. Für die Verwendung der datenschutzkonformen App braucht der Nutzer nicht mal eine E-Mail-Adresse.

Wertschätzung und mitreden können

Nachhaltiger und günstiger, als neue Mitarbeitende zu gewinnen, ist es, die bestehenden zu behalten. Dabei ist es wichtig, auf ihre Bedürfnisse einzugehen, sie wertzuschätzen und ihnen eine Perspektive zu geben. Das gilt natürlich auch für neue Mitarbeitende. Doch wie kann eine Chefin oder ein Teamleiter persönliche Wertschätzung zeigen, wenn er seine Mitarbeitenden nur selten sieht und kaum erfährt, an was sie gerade arbeiten? Das betrifft vor allem grosse Betriebe, in denen die Mehrheit der Mitarbeitenden nicht vor einem PC sitzt, sondern Menschen pflegt, Betten macht, auf der Baustelle arbeitet oder am Fliessband steht. Sie sind am einfachsten über ihr privates Smartphone erreichbar. Eine Mitarbeiterplattform, auf der vom Chef bis zum Lehrling alle interaktiv tätig sein können – das ist die Lösung. Über eine solche Plattform kann der Firmenalltag lebendig gestaltet werden. Die Aufmachung ist dabei ansprechend und intuitiv, so wie es beispielsweise von modernen Social-Media-Plattformen bekannt ist. Das gestaltet den Austausch und die Kommunikation sehr einfach und fördert das Wir-Gefühl. Darüber hinaus bieten solche Plattformen aber auch viele Funktionen, mit denen sich Prozesse digitalisieren lassen und dadurch eine Menge Zeit und Ressourcen gespart werden können. Von Checklisten über Dienstpläne schreiben bis hin zu Lohnzetteln ausfüllen ist mit einer App vieles machbar. Es kann gepostet, geliked, geteilt und gelobt werden. Informationen, Goodies, Weiterbildungskurse, Jobangebote, Umfragen und Events sind nur einige der Inhalte, die über die Plattform geteilt werden können und die direkt und automatisch in die verschiedenen Muttersprachen der Mitarbeitenden übersetzt werden.

Immer mehr Admin-Prozesse – ­immer weniger Lust

Viele Mitarbeitende beklagen sich über die stetige Verbürokratisierung ihres Jobs. Alles muss rapportiert und dokumentiert werden – da bleibt oft nicht mehr genug Zeit für den eigentlichen Job – das frus­triert. Schichten abtauschen, Ferienplanung, Arbeitszeiterfassung, Checklisten oder das Spesenblatt ausfüllen, Briefings erstellen und und und. Wer seine Mitarbeiter von diesen administrativen Ochsentouren verschonen will, findet Unterstützung bei diversen Admin-Tools. Viele von ihnen haben aber einen Schwerpunkt und können oft nur das eine oder das andere. Einige Kollaborations-Tools bieten das Essenzielle ab und haben bereits Schnittstellen für die saubere Anbindung anderer Apps. Es gilt auch hier zu beachten: Sim­plicity is king. Wenn Admin-Tools zu kompliziert sind, werden sie nicht verwendet.

Recruiting – potenzielle Kandi­daten vor der «Haustür» finden

Recruiting ist aufwendig und momentan für HR-Leute und Arbeitgeber schwieriger denn je. Dabei könnten sie sich das Leben einfacher machen und die Mitarbeitenden aktiv einbinden. Denn jeder und jede Mitarbeiterin hat ein grosses Netzwerk an möglichen Kandidaten. Warum dieses nicht nutzen? Über eine firmeninterne Kollaborationsplattform können die Jobs intern ausgeschrieben werden und mit nur einem Klick kann eine Mitarbeiterin den Job an jemandem aus ihrem Netzwerk empfehlen oder umgekehrt. Ebenfalls sollte die HR-Abteilung Anreize schaffen und somit das Personal zu Headhuntern machen. Win-win-win für alle Beteiligten. Beekeeper hat dieses Feature bereits in ihre Kollaborationsplattform integriert.

An der Digitalisierung kommt heutzutage kein Unternehmen mehr vorbei. Tools wie Beekeeper und ähnliche Apps ermöglichen, Zeit zu sparen und Mitarbeitende zu entlasten, zudem sorgen sie für eine positive Unternehmenskultur, stärken die Mitarbeiterbindung und helfen sogar beim Empfehlen neuer Mitarbeitender. Allesamt Themen, die immer wichtiger werden, wenn Unternehmen ihre Mitarbeitenden langfristig behalten und ein attraktiver Arbeitgeber sein wollen.