Software aus der Cloud auf Wachstumskurs

Software aus der Cloud auf WachstumskursDeshalb sind sie für Rechnungs- und Mahnwesen, Lagerbestands- oder Kundendatenverwaltung verantwortlich und häufig schlecht organisiert: Sie nutzen umständliche Exceltabellen und verlieren so mit grösser werdenden Kunden- und Umsatzzahlen den Überblick. Das Ergebnis: der Verlust von Zeit und Geld.

Software aus der Cloud auf Wachstumskurs

Noch vor nicht allzu langer Zeit bedeutete die Beschaffung einer professionellen Business-Software für ein Unternehmen eine hohe Investition, die sich meist nur grössere Firmen leisten konnten. Cloud-Lösungen veränderten den Software-Markt grundlegend. Cloud heisst, dass der Zugriff auf die Software via Internet erfolgt. Gearbeitet werden kann daher jederzeit und von überall und mit verschiedenen Geräten – nötig sind lediglich eine Internetverbindung und ein Browser. Im Gegensatz zu solchen Cloud-Lösungen bieten herkömmliche Software-Programme für Unternehmen häufig zu viele Funktionen an, sind deshalb verhältnismässig teuer und nicht für die Bedürfnisse von Kleinunternehmen ausgelegt.

Durch das Management der IT in einem zentralisierten Rechenzentrum kann die Cloud-Software gleichzeitig einer grossen Anzahl von Nutzern zur Verfügung gestellt werden. Weil so die Kosten pro Nutzer signifikant sinken, steht Software mit Funktionen, die ehemals Grosskunden vorbehalten waren, nun auch KMU zu einem Bruchteil des ursprünglichen Preises zur Verfügung. Inzwischen haben sich sogenannte «Software as a Service»-Lösungen (SaaS) längst auf dem Markt etabliert. Bekannte Anwendungsgebiete sind Customer-Relationship-Management-Tools, Online-Shops oder der Newsletterversand. Die Nutzung der Cloud für Buchhaltung, Lagerbewirtschaftung oder Rechnungsstellung ist allerdings noch weniger verbreitet, befindet sich aber inzwischen auf starkem Wachstumskurs. Das zeigt sich beispielsweise bei bexio (ehemals easySYS): «Wir konnten unseren Kundenstamm im vergangenen Geschäftsjahr auf über 3500 verdoppeln und beschäftigen bereits dritten Geschäftsjahr  über 30 Mitarbeiter.»

Webbasierte Software für das KMU-Land Schweiz

92,3 Prozent aller Schweizer Firmen sind kleinere und mittlere Unternehmen. Doch obwohl gerade kleine Unternehmen von externen Lösungen aus der Cloud besonders profitieren könnten, sind sie in diesem Segment noch wenig vertreten. Das liegt nicht nur an der Nachfrage: „Als ich vor einigen Jahren gemeinsam mit zwei Partnern in unserem IT-Unternehmen tätig war, kämpften wir mit unserer Büro-Administration. Wir hatten keinen Überblick über unsere Kundendaten und machten Fehler in der Rechnungsstellung. Also benötigten wir eine Bürosoftware. Wir konnten landauf, landab keine finden, die unseren Bedürfnissen als kleines Unternehmen gerecht wurde. Also entschlossen wir uns, selbst eine zu entwickeln.“

Business-Software hat verschiedene Vorteile: So ist es Nutzern in der Regel möglich, den Account innerhalb von wenigen Minuten einzurichten. Unternehmer oder Angestellte können Daten zu Hause, im Büro, auf Geschäftsreise oder beim Kunden abrufen und aktualisieren. Diese Flexibilität hilft Abläufe zu vereinfachen und Wartezeiten produktiv auszufüllen. Stundenblätter oder Daten können zum Beispiel sofort nach dem Kundengespräch online erfasst werden.

Benutzerfreundlichkeit statt Komplexität

Es gibt viele komplexe Lösungen für grössere Unternehmen. Sie sind aber nicht auf die Bedürfnisse von Firmen mit wenigen Mitarbeitern ausgerichtet. Für Unternehmer, die ihre Buchhaltung nach einem harten Arbeitstag oder gar am Wochenende erledigen, darf die Software keine grossen Hürden aufweisen. Die Benutzerfreundlichkeit ist also entscheidend: Wie gut und intuitiv lässt sich die Software bedienen? Hier gibt es grosse Unterschiede, deshalb prüft man das Produkt am besten vor dem Kauf. Die meisten Dienstleister bieten eine kostenlose Testversion an.

Webbasierte Software-Lösungen sind besonders flexibel: Weil Kunden leichter zur Konkurrenz wechseln können als bei fest installierten Systemen, sind Anbieter von Cloud-Software bestrebt, ihre Lösungen permanent und meist kostenlos zu optimieren.

Sicherheit der Cloud und Unabhängigkeit vom Anbieter

Verschiedene Unternehmer verzichten auf Cloud-Software, weil sie sich um die Sicherheit der eigenen Daten sorgen. Es stellt sich aber die Frage, was sicherer ist: der eigene Computer im Büro, den kein IT-Spezialist auf dem aktuellen Stand hält, oder die Cloud-Lösungen, bei denen der Anbieter für die Sicherheit der Daten garantiert und mit entsprechenden Fachkräften arbeitet.

Auf alle Fälle sollten Anbieter von Cloud-Software auf ihre Seriosität hin geprüft werden. Wo etwa sind die Daten gespeichert? Werden sie verschlüsselt und hält der Anbieter sämtliche Sicherheitsstandards ein? bexio zum Beispiel speichert die Daten bewusst in Schweizer Rechenzentren und verschlüsselt die Datenübertragung (SSL-Zertifikat).

Um auf der sicheren Seite zu sein, ist es wichtig, sich bei den Anbietern vorher über die Möglichkeiten des Datenexports zu informieren. Kontrollieren Sie, wie einfach das Abo gekündigt werden kann. Wird diese Option versteckt oder ist die Kündigung gar nur per Brief oder Fax möglich, ist das eher ein schlechtes Zeichen.

Für den Anbieter scheint es verlockend, hier Barrieren aufzustellen. Das greift aber zu kurz. Denn Kunden merken, wenn ihnen die Freiheit genommen wird. Das schadet dem Image. Anstatt aus Angst, den Wechsel zu erschweren, sollte der Kunde durch Feedbackmöglichkeiten und persönliche Ansprache überzeugt werden.

Die Vorteile von Bürosoftware aus der Cloud

Gerade für KMU gibt es viele Gründe, die für Bürosoftware aus der Cloud sprechen. Die wichtigsten sind geringe Einstiegshürden, einfache Bedienbarkeit und flexible Nutzungsmöglichkeiten. So bleibt Kleinunternehmern, Start-Ups und Selbstständigen mehr Zeit für ihr Kerngeschäft.

bexio ag https://www.bexio.com