Konsolidierung in Unternehmen – so lässt sich bei der IT richtig sparen
Um ein Unternehmen zu konsolidieren, sollte immer ein genauer Blick auf die IT geworfen werden. Gerade in diesem Bereich gibt es häufig schon mit sehr kleinen Mitteln ein sehr großes Einsparpotenzial.
Konsolidierung in Unternehmen: Wie geht das? Wo lässt sich sparen – etwa bei der IT? Ein Teil des Einsparpotenzials bieten z.B. die Notebook Schnäppchen bei Mein Deal, mit denen die neue Ausstattung der Mitarbeiter günstiger gestaltet werden kann. Doch es gibt auch weitere Maßnahmen, wie sich bei der IT so richtig sparen lässt. Mit den entsprechenden Maßnahmen lassen sich über die Jahre schnell relativ hohe Summen einsparen.
Die Optimierung der IT
Nicht selten wird vollkommen übersehen, dass ineffiziente IT-Prozesse am Ende sehr viel Zeit kosten. Ein großer Aspekt hinsichtlich dessen ist die unnötige Arbeit, die häufig viele Mitarbeiter ausführen. Einen Mehrwert bringt das natürlich nicht für das Unternehmen. Gleichzeitig muss das Gehalt, ob nun effizient oder ineffizient die Tätigkeit, dennoch in voller Höhe gezahlt werden. Das gilt vor allem für Prozesse, die eigentlich automatisiert werden könnten, – gerade hier geht auch viel Zeit verloren. Betroffen von dieser Problematik sind sowohl KMUs wie auch der Bund.
Daher ist ein erster und wichtiger Schritt, etwaige Fehlerquellen und unnötige Arbeitsschritte zu beseitigen und gleichzeitig das Ausfallrisiko der IT zu minimieren. Auf diese Weise laufen dann alle Geräte in der IT störungsfrei. Das schont dann nicht nur das Nervenkostüm, sondern hier wird vor allem Zeit und somit auch viel Geld eingespart. Es ist leider ein Fakt, dass, wenn die IT über mehrere Stunden tatenlos stillsteht, die Mitarbeiter kaum noch effizient arbeiten können und dennoch voll bezahlt werden müssen.
Maßnahmen zur Konsolidierung der IT
Trotz schneller und teurer Internetleitungen, die viele Unternehmen bezahlen, kann häufig die Geschwindigkeit aufgrund von Systemfehlern nicht erreicht werden. Durch die richtige Konfiguration kann das langsame Internet aber beschleunigt werden.
Eine der Hauptursachen für eine langsame Internetverbindung können zum Beispiel falsch konfigurierte Netzwerke sein. Ebenso kann aber auch eine falsch eingestellte Firewall der Verursacher für das langsame Internet sein. Die Investition in einen IT-Experten wird sich an dieser Stelle immer langfristig auszahlen und letztlich für enorme Einsparungen sorgen.
Druckkosten werden häufig vollkommen unterschätzt
Immer wieder zeigt sich, dass in vielen Unternehmen mehrere kleinere Drucker unterschiedlicher Hersteller zum Einsatz kommen. Nicht selten wurden diese Drucker mit dem steigenden Bedarf nach und nach angeschafft. Es schien die logische und einzige Möglichkeit zu sein, den steigenden Druck-Bedarf bewältigen zu können.
Der Nachteil liegt aber klar auf der Hand, denn jeder Drucker benötigt letztlich spezielle Tintenpatronen. Damit verbunden ist häufig eine sehr unterschiedliche Wartung des einzelnen Druckers. Auch das kostet wiederum zusätzlich Geld und alle Mitarbeiter sind gezwungen, sich mit den unterschiedlichen Modellen auszukennen.
Eine sehr viel effizientere Maßnahme ist hier die Anschaffung eines größeren Druckers. Er sollte dann entsprechend den gesamten Druck-Bedarf des Unternehmens abdecken. Natürlich sind die Anschaffungskosten für ein solches Modell häufig höher, dennoch wird hier effizienter gedruckt und in der Folge liegt auch hier ein großes Einsparpotenzial.
Alles rund um die Back-Ups
Auch das Vereinfachen und Automatisieren von Back-Ups sorgt auf Dauer für eine Kostenersparnis. Inzwischen können Backups durch Cloud-Services automatisiert werden. So laufen die Back-Ups dann automatisch im Hintergrund ab. Der Vorteil ist klar: Niemand muss mehr eingesetzt werden, um sich um einen Festplattentausch oder Ähnliches zu kümmern. Statt die Zeit in Back-Ups zu investieren, können die Mitarbeiter effizient der eigentlichen Arbeit nachgehen. Ein weiterer Faktor ist, dass gerade bei komplizierten Back-Up-Prozessen schnell Fehler passieren können.
Komplizierte Prozesse in der Regel wenig effizient
Je komplizierter die Prozesse sind, desto wenig effizient sind die Arbeitsabläufe. Gerade unnötige Arbeitsschritte kosten Zeit, treiben die Kosten in die Höhe und bergen zudem auch noch potenzielle Fehlerquellen in sich. Das zeigt sich schnell an dem folgenden Beispiel: Wenn im Unternehmen sechs Mitarbeiter an sechs Computern arbeiten, dann ist es vermutlich so gedacht, dass wiederum jeder Mitarbeiter auch im Bedarfsfall an jedem, in der Firma vorhandenen, PC arbeiten kann und über den notwendigen Zugriff auf die Dokumente verfügt. Anlässlich dessen werden dann voraussichtlich auch auf jedem Computer sechs User angelegt, woraus sich in der Gesamtzahl insgesamt 36 User ergeben.
Bei dieser Vorgehensweise wird jedoch häufig nicht bedacht, dass, falls es zu Änderungen kommt, oder die Software aktualisiert werden muss, dieses im vorliegenden Fall gleich 36 Mal geschehen muss. Hier tut sich dann aber auch sofort eine potenzielle Fehlerquelle auf, denn dass hier etwas übersehen wird, ist recht wahrscheinlich. Die folgerichtige Antwort wäre in einem solchen Fall die Nutzung einer Cloud. Das würde nicht nur die vermeintlichen Fehlerquellen deutlich reduzieren, sondern vor allem die Prozesse extrem vereinfachen.
Dank einer solchen Cloud können sämtliche Dokumente aller Mitarbeiter in der Cloud gespeichert und dann vollkommen unkompliziert und problemlos von jedem PC erreicht werden. Ein eigener Benutzer ist hierfür vollkommen überflüssig. Das bedeutet, dass es bei der Nutzung eines Cloud-Speichers an jedem Computer nur noch einen Nutzer gibt. Sämtliche Aktualisierungen müssen dementsprechend jetzt nur noch einmal pro Computer durchgeführt werden. Hier werden Fehlerquellen deutlich reduziert und natürlich wird sehr viel Zeit und damit auch Geld eingespart.
Anhand dieses Beispiels zeigt sich auch die Effizienz bezüglich der Drucker oder auch der Back-Ups. Je weniger kompliziert die Arbeitsabläufe sind, und je weniger Arbeitsschritte durch die Mitarbeiter erforderlich sind, desto geringer ist die Fehlerquote. Es wird viel Zeit eingespart und gleichzeitig werden die Kosten minimiert.
IT-Prozesse vereinfachen sorgt für Kostenersparnis
Eines haben effiziente IT-Prozesse in der Regel gemein, sein sind nicht nur deutlich unkomplizierter, sondern sie sorgen vor allem dafür, dass die Arbeitskraft der Mitarbeiter sinnvoll und somit auch gewinnbringend eingesetzt werden kann.
Ein entscheidender Schritt, um in der IT richtig zu sparen, ist es, die Modellvielfalt in der IT-Landschaft zu reduzieren. Wichtig ist hier auf jeden Fall, dass die Anzahl verschiedener Hersteller und die Anzahl verschiedener Modelle und Variationen im Unternehmen stark reduziert wird. Notebooks, Bildschirme oder auch Tablets sollen stets kompatibel sein, um so eine wirklich homogene IT-Landschaft aufzubauen. Sollte ein Arbeitsplatz einmal vertretungsweise besetzt werden, so sollte kein Mitarbeiter damit beschäftigt sein, sich in unterschiedliche Hardware einarbeiten zu müssen. Das würde nämlich bedeuten, dass hier wertvolle Arbeitszeit vergeudet und somit auch Geld verschwendet wird.
