{"id":18922,"date":"2023-02-27T17:58:10","date_gmt":"2023-02-27T16:58:10","guid":{"rendered":"https:\/\/www.organisator.ch\/?p=18922"},"modified":"2023-02-23T17:02:03","modified_gmt":"2023-02-23T16:02:03","slug":"technologie-statt-buerokratie","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.organisator.ch\/de\/operational-excellence\/2023-02-27\/technologie-statt-buerokratie\/","title":{"rendered":"Technologie statt B\u00fcrokratie"},"content":{"rendered":"
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SAP Concur
Bild: SAP<\/figcaption><\/figure>\n<\/section>\n

Mit lediglich 2,8% Jahresinflation hat die Schweiz 2022 deutlich positiver abgeschlossen als die Eurozone oder die USA. Doch auch hierzulande bleiben die L\u00f6hne hinter der Inflation zur\u00fcck, die stark gestiegenen Lebenshaltungskosten verringern die allgemeine Kaufkraft. Nicht nur die Politik, sondern auch Unternehmen sind gefragt, ihre Mitarbeitenden zu entlasten, ihnen Sorgen zu nehmen und ihr finanzielles Wohlbefinden sicherzustellen. Allerdings sind Unternehmen ohnehin schon in einer angespannten Lage: An allen Ecken und Enden werden Budgets kritisch gepr\u00fcft, gek\u00fcrzt und F\u00fchrungskr\u00e4fte sind angehalten, ihre Ausgaben weiter zu reduzieren. Gleichzeitig muss in gewisse Bereiche wie Cybersicherheit und die Widerstandsf\u00e4higkeit von Lieferketten weiter investiert werden, um die Sicherheit und damit auch den Fortbestand des Betriebs zu gew\u00e4hrleisten. Wichtig ist in dieser Phase, nicht an den falschen Stellen zu sparen. Eine dieser falschen Stellen ist das Ausgabenmanagement. Ob Spesen oder Homeoffice-Kosten: Mitarbeiterausgaben nehmen gerade an vielen Stellen zu. In makrowirtschaftlich unbest\u00e4ndigen Zeiten k\u00f6nnen Unternehmen von automatisierten Prozessen besonders profitieren und die mittel- und langfristigen Potenziale voll aussch\u00f6pfen. Dabei sollten sich Unternehmen aber auch damit auseinandersetzen, wie sie ihre Reglemente anpassen k\u00f6nnen, um ihre Mitarbeitenden zu unterst\u00fctzen. Wie k\u00f6nnen Mitarbeiterausgaben effizienter verarbeitet werden, damit die Angestellten nicht auf Kosten sitzen bleiben, die Unternehmen aber auch ihre Ausgaben bestm\u00f6glich steuern k\u00f6nnen?<\/p>\n

Wer kommt bei all den \u00c4nderungen noch mit? Die Automatisierung!<\/h3>\n

Aktuelle Studienergebnisse von SAP Concur verdeutlichen die Ausmasse des Dilemmas, in dem sich Unternehmen und ihre Angestellten befinden. Nachdem sich die Arbeit aus dem Homeoffice in den vergangenen Pandemiejahren wachsender Beliebtheit erfreute, haben mit 68% mehr als zwei Drittel der Angestellten aus der Schweiz gesagt, dass sie k\u00fcnftig wieder mehr im B\u00fcro arbeiten m\u00f6chten, um zu Hause Heizkosten zu sparen. Gleichzeitig wird fast die H\u00e4lfte der Befragten (48%) von ihrem Arbeitgeber ermutigt, von zu Hause aus zu arbeiten, damit die Heizkosten im B\u00fcro eingespart werden k\u00f6nnen \u2013 ein Dilemma. In einer Phase, in der f\u00fcr Einzelpersonen oft jeder Rappen z\u00e4hlt, sollten Unternehmen pr\u00fcfen, ob sie ihre Spesenreglemente anpassen k\u00f6nnen, um Mitarbeitende im Homeoffice etwa durch anteilige R\u00fcckerstattungen von Strom- und Heizkosten zu entlasten. Bei der Erfassung und R\u00fcckerstattung helfen automatisierte Tools f\u00fcr das Ausgabenmanagement: Darin lassen sich die unternehmenseigenen Reglemente hinterlegen und die Pr\u00fcfung der eingereichten Ausgaben geschieht automatisiert. Das schafft wiederum freie Kapazit\u00e4ten in der Buchhaltung.<\/p>\n

Die agile und effiziente Anpassbarkeit der Reglemente in automatisierten L\u00f6sungen passt zudem optimal zur Unvorhersehbarkeit unserer aktuellen globalen Lage. Makrowirtschaftliche Bedingungen \u00e4ndern sich teilweise \u00fcber Nacht. Ist eine Leistung, wie etwa die Unterst\u00fctzung der Angestellten beim Zahlen von Energierechnungen, nicht mehr notwendig, l\u00e4sst sich die Regel einfach im Tool entfernen oder ab\u00e4ndern. Insbesondere was h\u00e4ufige \u00ad\u00c4nderungen der Reglemente betrifft, sind automatisierte Tools bei Compliance-Checks deutlich weniger fehleranf\u00e4llig als Menschen. Wenn eine Regel ihre G\u00fcltigkeit verliert, wird die Zahlung eingereichter Belege schlicht abgelehnt, w\u00e4hrend valide Forderungen weiterhin schnell und unkompliziert erstattet werden.<\/p>\n

Weniger Papierkram, weniger Frust, mehr Effizienz<\/h3>\n

Zu h\u00e4ufig fragen Angestellte aus allen m\u00f6glichen Abteilungen und in den unterschiedlichsten Unternehmen: \u00abWas habe ich heute eigentlich den ganzen Tag gemacht?\u00bb Denn umst\u00e4ndliche b\u00fcrokratische Aufgaben sind oft schwer erkennbare Zeit- und Ressourcenfresser. Insbesondere Spesenabrechnungen sind als unn\u00f6tig kompliziert verschrien. Dabei gibt es automatisierte L\u00f6sungen, die das Papier\u00adwirrwarr und komplexe Excel-Tabellen durch eine intuitive App ersetzen. Bisher sagen 41% der befragten Schweizer Angestellten, dass sie kleinere Ausgaben unterwegs des \u00d6fteren gar nicht zur\u00fcckfordern, weil der R\u00fcckforderungsprozess zu aufwendig ist \u00a0\u2013 und das, obwohl bei mehreren kleineren Betr\u00e4gen schnell eine ordentliche Summe zusammenkommt.<\/p>\n

Bereits jetzt machen sich nahezu zwei Drittel der Schweizer Angestellten (62%) Sorgen um die Auswirkungen, die versp\u00e4tete R\u00fcckerstattungen von Spesen und Homeoffice-Ausgaben auf ihre privaten Finanzen haben. Wenn jede Spesenabrechnung mit dem Abfotografieren des Belegs nahezu erledigt ist, entlastet eine App zur automatisierten Abrechnung von Mitarbeiterausgaben Angestellte finanziell auch l\u00e4ngerfristig. Die einmaligen Ausgleichszahlungen, die 56% der befragten Schweizer von ihren Arbeitgebern erhalten haben, wirken hingegen nur punktuell.<\/p>\n

Einfach per App: \u00adSpesenabrechnung wird zur Nebensache<\/h3>\n

Effizientere und einfachere Prozesse im Ausgabenmanagement sind zu Recht bei Mitarbeitenden beliebt: Prozesse, die mit un\u00fcbersichtlichen Tabellen und Formularen noch zeitraubende Arbeit bedeuteten, werden massiv entschlackt und Mitarbeitende k\u00f6nnen ihre Zeit f\u00fcr wertsch\u00f6pfende Aufgaben nutzen. Nat\u00fcrlich will die anf\u00e4ngliche Investition zun\u00e4chst bei Entscheidern verargumentiert werden. Gerade in unsicheren Zeiten werden Investitionen nicht mehr so locker get\u00e4tigt wie vielleicht vor noch ein paar Jahren. Die Geschwindigkeit, mit der sich der ROI eines digitalen, automatisierten Tools positiv niederschl\u00e4gt, spricht aber f\u00fcr sich. Effiziente, digitalisierte Prozesse, die sich schnell finanziell rentieren und dazu noch Excel-Tabellen und un\u00fcbersichtliche Papierfluten abl\u00f6sen, erfreuen sich ohnehin grosser Beliebtheit. Dass ein digitales Arbeitsumfeld die Mitarbeiterzufriedenheit steigert und somit hilft, qualifizierte Fachkr\u00e4fte weiterhin ans Unternehmen zu binden, ist ein zus\u00e4tzliches Plus.<\/p>\n

Automatisierung und Datentransparenz waren noch nie wichtiger und hilfreicher als heute \u2013 auch wenn es um Spesen und Homeoffice-Ausgaben geht. Wer die digitale Transformation weiter auf die lange Bank schiebt, wird langfristig Widerstandsf\u00e4higkeit einb\u00fcssen und Fachkr\u00e4fte an Unternehmen verlieren, die Freir\u00e4ume schaffen f\u00fcr wertsch\u00f6pfendes Arbeiten und B\u00fcrokratie durch Technologie ersetzen.<\/p>\n<\/section>\n

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Autor<\/em><\/h3>\n

Dennis Torchetti verantwortet das Gesch\u00e4ft mit SAP-Concur<\/a>-L\u00f6sungen in der Schweiz und der CEE-Region. Sein Ziel: Unternehmen aller Gr\u00f6ssen durch standardisierte, transparente Prozesse zu nachhaltigem Wachstum verhelfen.<\/em><\/p>\n<\/section>\n

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\u00dcber die erw\u00e4hnte Studie<\/h2>\n

Die SAP-Concur-Studie wurde \u00adgemeinsam mit Coleman Parkes unter 750 Personalverantwortlichen, 750\u00a0Finanzverantwortlichen und 2500\u00a0Gesch\u00e4fts\u00adreisenden aus Grossbritannien, Spanien, Frankreich, Italien, Belgien, den Niederlanden, Deutschland, \u00d6sterreich, der Schweiz, D\u00e4nemark, Finnland und Schweden durchgef\u00fchrt, um die Herausforderungen bei Mitarbeiterausgaben vor dem Hintergrund steigender Lebenshaltungskosten zu untersuchen. Die Studie wurde im Juli und August 2022 durchgef\u00fchrt.<\/p><\/blockquote>\n<\/section>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Mit lediglich 2,8% Jahresinflation hat die Schweiz 2022 deutlich positiver abgeschlossen als die Eurozone oder die USA. Doch auch hierzulande bleiben die L\u00f6hne hinter der Inflation zur\u00fcck, die stark gestiegenen Lebenshaltungskosten verringern die allgemeine Kaufkraft. 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