{"id":19222,"date":"2023-03-08T14:36:31","date_gmt":"2023-03-08T13:36:31","guid":{"rendered":"https:\/\/www.organisator.ch\/?p=19222"},"modified":"2023-03-21T09:09:34","modified_gmt":"2023-03-21T08:09:34","slug":"warum-meetings-scheitern","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.organisator.ch\/de\/management\/2023-03-08\/warum-meetings-scheitern\/","title":{"rendered":"Warum Meetings scheitern"},"content":{"rendered":"
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Viele Meetings sind unproduktiv. Mit guter Vorbereitung und Moderation k\u00f6nnen sie trotzdem effektiv gestaltet werden. (Bild: Unsplash.com)<\/figcaption><\/figure>\n

Unz\u00e4hlige Stunden unserer Arbeitszeit verbringen wir in Meetings und Workshops.\u00a0Der Erkenntnisgewinn im Vergleich zum Zeiteinsatz bietet dabei \u2013 vorsichtig ausgedr\u00fcckt \u2013 jede Menge Luft nach oben. Das ungeliebte Treffen selbst ist dabei nur das Symptom. Das eigentliche Problem liegt tiefer.<\/p>\n

Welche Meetings ergiben Sinn \u2013 und welche k\u00f6nnen weg?<\/h3>\n

Der Blick in einen durchschnittlichen Outlook Kalender spricht B\u00e4nde. Und obgleich niemand explizit daf\u00fcr eingestellt wird, seine Zeit in Meetings zu verbringen, sondern vielmehr einer definierten Aufgabe nachzugehen, geht aus Studien hervor, dass Besprechungen mitunter ein Drittel der Wochenarbeitszeit einnehmen.<\/p>\n

Die einzige M\u00f6glichkeit, diese F\u00fclle zu reduzieren, ist das schonungslose Hinterfragen der einzelnen Sessions. \u201eAber unser Montagsmeeting machen wir doch schon immer!\u201c Genau. Ist es deshalb automatisch sinnstiftend? Eher nicht. \u201eWas w\u00fcrde passieren, wenn es dieses Meeting nicht mehr g\u00e4be?\u201c Diese Frage ist gerechtfertigt. Insbesondere bei den unz\u00e4hligen Regelterminen, die den neuen Kalender schon durchgetaktet haben, bevor das Jahr \u00fcberhaupt begonnen hat. Worin liegt der konkrete Nutzen dieser ritualisierten Treffen? Und ist ein Meeting tats\u00e4chlich das beste Werkzeug f\u00fcr die auf dem Tisch liegenden Aufgaben? Das genau ist h\u00e4ufig nicht der Fall. Geht es beispielsweise darum, aktuelle Informationen weiterzugeben, l\u00e4sst sich das schneller und effizienter per Mail durchf\u00fchren. Auch konkrete Fragen finden ihre Antwort mitunter leichter, wenn sie direkt und pers\u00f6nlich im Nachbarb\u00fcro oder am Telefon gekl\u00e4rt werden.<\/p>\n

Neben Quantit\u00e4t der Meetings gilt es in gleichem Masse das WIE \u2013 also die Art der Durchf\u00fchrung \u2013 auf den Pr\u00fcfstand zu stellen. Denn auch wenn der Ruf des gemeinsamen Miteinanders noch so schlecht ist: Sinnstiftende Kollaboration bietet die schier einzige M\u00f6glichkeit, Wissen zu teilen, voneinander zu lernen und durch heterogene Perspektiven und Expertisen Komplexit\u00e4t zu handhaben und innovative L\u00f6sungen zu erarbeiten. Nur \u2013 in welchen Besprechungen passiert das tats\u00e4chlich? Welches sind die Meetings, aus denen die Teilnehmenden mit dem guten Gef\u00fchl hinausgehen, etwas Wertvolles und Sinnstiftendes auf den Weg gebracht zu haben.<\/p>\n

Die Erfolg entscheidet sich nicht erst im Meetingraum<\/h3>\n

Die unbequeme Nachricht gleich vorneweg: Die Weichen f\u00fcr den Erfolg des gemeinsamen Miteinanders werden nicht im Meeting selbst, sondern weitaus fr\u00fcher gestellt. Stichwort Vorbereitung. Und ja, Vorbereitung kostet Zeit. Doch unvorbereitete Meetings kosten weitaus mehr Zeit und dar\u00fcber hinaus auch jede Menge Geld. Effizienz? Fehlanzeige!<\/p>\n

Damit ein Meeting \u00fcberhaupt die Chance hat, am Ende als erfolgreich gewertet werden zu k\u00f6nnen, ist es entscheidend, sich im Vorfeld mit dem konkreten Ziel des Treffens und der hierf\u00fcr notwendigen Agenda auseinanderzusetzen. Klingt banal? Ist es leider nicht! Wie w\u00e4re es mit einer pers\u00f6nlichen Feldstudie im direkten Umfeld? Ich bin sicher, es wird in vielen F\u00e4llen leider immer auf das Gleiche rauslaufen: Ziel? Agenda? Fehlanzeige!<\/p>\n

Noch ein zweiter Aspekt ist in puncto Ziel entscheidend: Erst mit einem definierten Ziel vor Augen l\u00e4sst sich auch feststellen, wen es zur Erreichung dieses Zieles braucht \u2013 und wen auch nicht. Und genau diesen Personenkreis gilt es einzuladen. Fehlen relevante Player, bleibt meist nichts anderes \u00fcbrig, als das Thema nach einigem Hin und Her am Ende doch zu vertagen. Doch anders herum ist es auch nicht besser. Sind n\u00e4mlich mehrere Personen im Raum, die nichts Konkretes beizutragen haben, ist es nachvollziehbar, dass diese sich derweil mit anderen Dingen besch\u00e4ftigen.<\/p>\n

Rahmenbedingungen f\u00fcr erfolgreiche Meetings schaffen<\/h3>\n

Oftmals ist die Trennung nicht glasklar, da unterschiedliche Themenfelder auf der Agenda stehen. Was also, wenn es im Rahmen eines Meetings sowohl Punkte gibt, die alle betreffen als auch solche, in die nur einige involviert sind? Dann empfiehlt es sich, die Themen, die nur einen Teil der Gruppe tangieren, bewusst an den Rand zu legen.<\/p>\n

Wenn die relevanten Teilnehmenden dann auch rechtzeitig \u00fcber Ziel und Agenda informiert werden, haben sie die Chance, sich selbst entsprechend vorzubereiten. Gleichzeitig wird auf diese Weise auch ein Ph\u00e4nomen eliminiert, welches in einer j\u00fcngeren Studie des Kollaborationsanbieters Barco zutage getreten ist: Demnach wei\u00df fast die H\u00e4lfte der 3.000 Befragten regelm\u00e4\u00dfig nicht, worum es im Meeting geht und was das Ziel der Besprechung ist. Bei den Top-F\u00fchrungskr\u00e4ften sind es sogar 61%.<\/p>\n

Ebenfalls im Vorfeld abzukl\u00e4ren sind die Rahmenbedingungen, die auf dem Weg zur Zielerreichung zu beachten sind. Egal ob strategische Vorgaben der Gesch\u00e4ftsleitung, Budgetbeschr\u00e4nkungen oder bestehende Verpflichtungen gegen\u00fcber Partnerunternehmen –\u00a0 sollen die Teilnehmenden am Ende zu einem umsetzbaren Ergebnis kommen, funktioniert das nur, wenn alle Rahmenbedingungen transparent auf dem Tisch liegen.<\/p>\n

Zeit und Dauer<\/h3>\n

Zur organisatorischen Vorbereitung z\u00e4hlt auch die Festlegung von Meetingbeginn und Dauer. Und das ist mitnichten trivial. Gerade in der virtuellen Welt. Da sieht es doch meist so aus, dass die Meetings direkt zur vollen Stunde beginnen und genau nach runden 60 Minuten wieder enden. Zumindest im Kalender. Es ist schwer machbar, sich um 9:00 Uhr aus Meeting A zu verabschieden, um dann p\u00fcnktlich um 9:00 Uhr ins Meeting B einzusteigen. Das hat zur Folge, dass Meetings sp\u00e4ter starten und dann \u2013 sozusagen als Retourkutsche \u2013 entsprechend l\u00e4nger dauern. Inhaltliche Vorbereitung und Einstimmung aufs neue Thema? Keine Chance!<\/p>\n

Wird die Meetingdauer von 60 Minuten hingegen verk\u00fcrzt, hat dies gleich zwei positive Effekte: Der erste ist der Puffer bis zur n\u00e4chsten vollen Stunde. Auf diese Weise wird es m\u00f6glich, sich gegebenenfalls auf einen anschlie\u00dfenden Termin vorzubereiten. Und der zus\u00e4tzliche Nutzen: Eine knappere Zeitvorgabe im Meeting kann Fokus und Disziplin der Teilnehmenden erh\u00f6hen.<\/p>\n

Daran arbeiten statt dar\u00fcber reden<\/h3>\n

Oftmals entpuppen sich Meetings als regelrechte Laber-Runden. Ganz nach Karl Valentin: \u201eEs ist schon\u00a0alles gesagt, nur\u00a0noch nicht\u00a0von allen\u201c. Sobald die Teilnehmenden aufgefordert sind, ihre Gedanken zu einer konkreten Fragestellung beispielsweise auf Haftnotizen im realen oder virtuellen Raum zu notieren, wird’s konkret und nutzbar. Deshalb ist es f\u00fcr konstruktive Meetings entscheidend, die Teilnehmenden aktiv ins Tun zu bringen.<\/p>\n

Moderation und weitere Rollen<\/h3>\n

Die Moderation eines Meetings ist wichtig, um die strukturierte, zielf\u00fchrende Vorgehensweise im Fokus zu behalten und den Prozess zu lenken. Dar\u00fcber hinaus gibt es weitere Rollen, die das gemeinsame Miteinander unterst\u00fctzen k\u00f6nnen. Beispielsweise f\u00fcr Timekeeping und Protokoll. Idealerweise werden die Rollen von Meeting zu Meeting gewechselt. Um als Team in Meetings immer besser zu werden, empfiehlt es sich, am Ende des Treffens ein kurzes Zeitfenster zur Reflexion des gemeinsamen Miteinanders einzuplanen.<\/p>\n

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Tipps f\u00fcr ein konstruktives Miteinander<\/h3>\n
    \n
  1. Meetings und Themen konsequent hinterfragen:<\/strong> Regelmeetings ohne Mehrwert sind Zeit- und Energier\u00e4uber. Auch Themen, die auf asynchrone Weise besser zu bearbeiten sind, am besten direkt von der Agenda streichen.<\/span><\/li>\n
  2. Kein Meeting ohne Ziel und Agenda: <\/strong>Definierte Ziele erm\u00f6glichen fokussiertes Arbeiten und gute Vorbereitung.<\/li>\n
  3. Die richtigen Teilnehmenden einladen: <\/strong>Mit den relevanten Playern am Tisch k\u00f6nnen umsetzbare Ergebnisse erreicht werden.<\/li>\n
  4. K\u00fcrzere Meetings sind bessere Meetings: <\/strong>Pufferzeiten zum n\u00e4chsten Termin erm\u00f6glichen die Vorbereitung \u2013 dabei unterst\u00fctzt der sportliche Zeitdruck im Meeting den Fokus.<\/li>\n
  5. Daran arbeiten statt dar\u00fcber zu reden:<\/strong> Durch aktives Einbinden der Teilnehmenden entstehen konkrete Ergebnisse.<\/li>\n<\/ol>\n

    Buchtipp:<\/strong><\/p>\n

    Michaela Stach: Moderation in Workshop und Meeting. Mit ergebnisorientierten Tools und Methoden Zusammenarbeit neu gestalten. 1. Auflage BusinessVillage 2022. 254 Seiten. ISBN 978-3-86980-660-0<\/p><\/blockquote>\n

     <\/p>\n

    Autorin:<\/em><\/strong>
    \nMichaela Stach ist Moderatorin aus Leidenschaft \u2013 auch f\u00fcr gro\u00dfe Gruppen. Mit Begeisterung, Empathie und Wertsch\u00e4tzung begleitet sie Teams auf dem Weg zu tragf\u00e4higen L\u00f6sungen und echtem Commitment. Ob Ver\u00e4nderungen in Firmen, Zukunftsgestaltung in Kommunen oder Interaktion bei Kongressen: Mit Professionalit\u00e4t und Lebendigkeit bringt sie Gruppen in den zielorientierten Austausch. Sie leitet die Akademie f\u00fcr Systemische Moderation und f\u00fchrt an zwei Standorten Zertifikatsausbildungen durch. www.akademie-fuer-systemische-moderation.de\/<\/a><\/em><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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