{"id":4661,"date":"2018-12-12T09:35:49","date_gmt":"2018-12-12T08:35:49","guid":{"rendered":"https:\/\/www.organisator.ch\/?p=4661"},"modified":"2018-12-12T09:35:49","modified_gmt":"2018-12-12T08:35:49","slug":"anwender-bericht-conextrade-automatisiert-den-rechnungseingang-bei-der-sv-group","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.organisator.ch\/de\/management\/finanzen_recht\/2018-12-12\/anwender-bericht-conextrade-automatisiert-den-rechnungseingang-bei-der-sv-group\/","title":{"rendered":"Anwender-Bericht: Conextrade automatisiert den Rechnungseingang bei der SV Group"},"content":{"rendered":"
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Dank Conextrade verf\u00fcgt die SV Group \u00fcber effiziente, voll integrierte Rechnungsprozesse mit automatisiertem Rechnungseingang. (Bild: zVg)<\/figcaption><\/figure>\n

Die SV Group umfasst die f\u00fcnf Gesch\u00e4ftsfelder Gemeinschaftsgastronomie, Hotel, \u00f6ffentliche Gastronomie, Spital- und Heimgastronomie und Eventcatering. Das Unternehmen besch\u00e4ftigt rund 8’500 Mitarbeitende und ist in der Schweiz, in Deutschland und in \u00d6sterreich t\u00e4tig. Kerngesch\u00e4fte sind die Gemeinschaftsgastronomie und die Hotellerie. So betreibt das Unternehmen unter der Marke „SV Restaurant“ Mitarbeiterrestaurants und Mensen und geh\u00f6rt damit zu den f\u00fchrenden Anbietern im DACH-Raum. „SV Hotel“ betreibt als Franchise-Nehmerin die Marriott-Marken Courtyard, Residence Inn, Renaissance und Moxy in der Schweiz und in Deutschland. Zudem geh\u00f6ren individuelle Hotels in Bern (La Pergola) und in Olten (Amaris) zum Portfolio. Das Unternehmen blickt auf eine 100-j\u00e4hrige Geschichte zur\u00fcck. 1914 von Else Z\u00fcblin-Spiller als Non-Profit- Organisation \u00abSchweizer Verband Soldatenwohl\u00bb gegr\u00fcndet, bestand das urspr\u00fcngliche Ziel darin, Schweizer Soldaten mit preiswerter und ausgewogener Kost ohne Alkohol zu versorgen. Daraus hat sich ein dynamisches und innovatives Unternehmen entwickelt und etabliert. Entsprechend anspruchsvoll sind die Rechnungsprozesse geworden. <\/span>Mit Conextrade wurden die Abl\u00e4ufe deutlich automatisiert und optimiert.\u00a0<\/span><\/p>\n

Altes System: zeitraubend, un\u00fcbersichtlich, fehleranf\u00e4llig <\/span><\/h2>\n

Bei der SV Group in der Schweiz gab es lange Zeit keinen elektronischen Rechnungseingang und Verarbeitungsprozess, obschon das Unternehmen stark auf Rechnungsdaten angewiesen ist. Die Bew\u00e4ltigung des Postpapiereingangs, eine zu 100 Prozent manuelle Rechnungserfassung, Kontierung sowie Freigabe wurde mit einem Belegvolumen von heute 240’000 Rechnungen pro Jahr zur Herkulesaufgabe. Da der Prozess weder elektronisch noch automatisiert war, gestaltete sich der Rechnungseingang als intransparent und fehleranf\u00e4llig. Eine rasche und zuverl\u00e4ssige Kommunikation mit Lieferanten ist f\u00fcr die SV Group jedoch sehr wichtig. <\/span><\/p>\n

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\u201cConextrade hat mit ihrer L\u00f6sung alle unsere Anforderungen in der Rechnungsbearbeitung abgedeckt\u201d. Heinz Giezendanner, Director Shared Services und Mitglied der erweiterten Direktion bei der SV Group. (Bild: zVg)<\/figcaption><\/figure>\n

Der traditionelle Genehmigungsprozess sah wie folgt aus: Rechnungen wurden von Lieferanten mittels Post zur inhaltlichen Pr\u00fcfung an die Betriebe geschickt. Nach der manuellen Pr\u00fcfung durch deren Leiter wurden die Rechnungen auf dem Postweg an die Kreditorenbuchhaltung weitergeleitet, wo sie formell gepr\u00fcft, kontiert und erfasst wurden. <\/span>Das Problem dabei: Zu lange Durchlaufzeiten, keine M\u00f6glichkeit f\u00fcr Skonto-Abz\u00fcge, kein Monitoring der Rechnungen und nicht selten verlorene Rechnungen. Das Prozedere war technologisch unterentwickelt, dezentral organisiert und deshalb h\u00f6chst un\u00fcbersichtlich. Das wird umso klarer, wenn man bedenkt, dass die SV Group in der Schweiz 300 und im DACH-Raum 500 Standorte betreibt. <\/span><\/p>\n

Effizienter arbeiten mit automatisierten, medienbruchfreien Prozessen <\/span><\/h2>\n

Vor Jahren wurde die dringende Notwendigkeit, Ordnung und \u00dcbersichtlichkeit in die Abl\u00e4ufe zu bringen, erkannt. 2014 stellte das SV Team nach einer Gesamtevaluation einen Anforderungskatalog f\u00fcr notwendige Erneuerungen zusammen. Ziel war die Etablierung des elektronischen Rechnungsprozesses und eines Workflows in der gesamten Gruppe. Damit sollte der manuelle Prozess in der Schweiz sowie die bereits bestehenden elektronischen L\u00f6sungen in \u00d6sterreich und Deutschland abgel\u00f6st werden. <\/span><\/p>\n

Da sehr viele Mitarbeitende davon betroffen sind, herrschte Bedarf f\u00fcr ein zuverl\u00e4ssiges, aber auch einfach bedienbares System mit kurzer Einf\u00fchrungsphase und geringer Fehlerquote. Bei der Evaluierung der passenden L\u00f6sung diskutierte die SV Group sehr intensiv mit s\u00e4mtlichen Lieferanten, die mit dem System ebenfalls klarkommen m\u00fcssen. Zudem sind vor allem in Deutschland und \u00d6sterreich gesetzliche Rahmenbedingungen, u.a. der Datenschutz zu beachten. <\/span>Die Wahl fiel letztlich auf Conextrade, eine von der Swisscom portierte Plattform f\u00fcr die elektronische Rechnungsstellung und den elektronischen Datenaustausch f\u00fcr Schweizer KMU. Als etablierter Fullservice Provider kann Conextrade das gesamte Portfolio anbieten und hat die Bed\u00fcrfnisse der SV Group vollumf\u00e4nglich verstanden. \u00dcber 4000 andere Kunden arbeiten gem\u00e4ss Angaben von Eros Merlini, Head of Conextrade, ebenfalls schon mit dieser L\u00f6sung.\u00a0<\/span><\/p>\n

Automatisierte und transparente Kreditoren-Rechnungsbearbeitung <\/span><\/h2>\n

Bereits Ende 2015 konnte das neue, automatisierte System zur Rechnungsverarbeitung in der Schweiz live gehen. Die Conextrade-Services „E-Invoicing“, „Scanning2E-Invoicing“ sowie „Kreditoren-Workflow“ garantieren eine automatisierte und transparente Kreditoren-Rechnungsbearbeitung und umfassen neben dem Empfang der Rechnungen von Lieferanten, \u00fcber deren Genehmigung sowie Freigabe auch das Versenden von Rechnungen an Kunden. <\/span><\/p>\n

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\u201cNebst der Schweiz und \u00d6sterreich wurde die L\u00f6sung im Herbst 2018 auch in Deutschland ausgerollt.\u201d Olivier Tesoro, Projektleiter Finance bei der SV Group. (Bild: zVg)<\/figcaption><\/figure>\n

Olivier Tesoro, Projektleiter Finance bei der SV Group, sagt zufrieden: \u00abDie Prozesse sind nun voll integriert und durchg\u00e4ngig. Nebst der Schweiz und \u00d6sterreich wurde die L\u00f6sung im Herbst 2018 auch in Deutschland ausgerollt.\u00bb Als \u00e4usserst wertvoll habe sich bei der Implementierung der lokale und daher jederzeit rasch verf\u00fcgbare Service von Conextrade erwiesen. Als Zielsetzung hatte die SV Group die Etablierung von effizienten, medienbruchfreien Rechnungsprozessen sowie einen zu 100 Prozent automatisierten elektronischen Rechnungseingang vorgegeben. Auch dieses Ziel konnte erreicht werden. Heute nutzt die SV Group s\u00e4mtliche Komponenten der Services „E-Invoicing“ und „Scanning2E-Invoicing“ ohne Probleme. <\/span><\/p>\n

Kostenvorteile direkt nach Einf\u00fchrung <\/span><\/h2>\n

\u00abConextrade hat mit ihrer L\u00f6sung alle unsere Anforderungen in der Rechnungsbearbeitung abgedeckt\u00bb, bilanziert Heinz Giezendanner, Director Shared Services und Mitglied der Direktion bei SV Group. Nach schrittweisen Aufschaltung des Systems in der Schweiz ab Dezember 2015 wurden die Mitarbeitenden mittels Videos geschult. \u00abHeute arbeiten in der Schweiz gut 1’000, in der gesamten DACH-Region 1’800 Personen problemlos mit dem System von Conextrade\u00bb, so Tesoro. Bereits ab Herbst 2016 wurden die Prozesse sp\u00fcrbar effizienter. \u00abUnsere Durchlaufzeiten sind massiv schneller geworden, die Kommunikation mit den Lieferanten parallel dazu deutlich transparenter.\u00bb Aufgrund des effizienteren Handlings kann die SV Group heute bereits betr\u00e4chtlich Kosten einsparen. <\/span><\/p>\n

Weitere Projekte in Planung <\/span><\/h2>\n

Die Digitalisierung der Wertsch\u00f6pfungskette hat f\u00fcr die SV Group nach dem erfolgreich verlaufenen Projekt zur Automatisierung der Rechnungsprozesse weiterhin h\u00f6chste Priorit\u00e4t. Geplant ist in den n\u00e4chsten Jahren die Einf\u00fchrung weiterer moderner Kommunikationsformen, etwa digitale L\u00f6sungen mit Apps f\u00fcr den Dialog mit dem Gast. <\/span>Dank der Partnerschaft mit Conextrade kann die SV Group solche Projekte schrittweise angehen und umsetzen, s\u00e4mtliche Prozesse umfassend verbessern und damit fit und wettbewerbsf\u00e4hig in die digitale Zukunft schreiten. <\/span><\/p>\n

Weitere Informationen zu Conextrade:
\n<\/em>Swisscom (Schweiz) AG
\n<\/span><\/em>Enterprise Customers
\n<\/span><\/em>Postfach, CH-3050 Bern
\nTel. 0800 800 900
\n<\/span><\/em>www.swisscom.ch\/enterprise<\/em> <\/span><\/a><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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