Automated workforce planning for the smart factory

Automated workforce planning creates more transparency: Since the beginning of the year, the production plans for the total of 300 product variations of the Swiss chocolate wafer manufacturer Kägi Söhne AG in Lichtensteig, St.Gallen, which were created with the help of a mathematical model, have been loaded into the workforce planning system, with which suitable personnel schedules are created in each case within three minutes on the basis of various components. For this purpose, work schedules are stored in the system that define how much time and how many employees are needed to produce a certain quantity of a specific product. In the next step of the automation process, a special matrix was stored with the qualifications and a corresponding role assignment, on the basis of which the defined requirements for the production of each product group can be met.

Automated employee scheduling leads to higher satisfaction

Fachliche Fähigkeiten sind die eine Produktionskomponente. Genauso wichtig ist die Verfügbarkeit der einzelnen Angestellten. Im digitalisierten Kägi-Mitarbeiterplanungssystem sind daher die Arbeitszeiten (Voll-/Teilzeit), Stundenlohn, Verfügbarkeit für Überstunden, Urlaubstage und spezifische Sperrtage eingetragen, die jeweils bei der Planung für jeden Auftrag automatisch berücksichtigt werden können. Auch die Zuteilung der Mitarbeitenden in die ein bis drei Schichten, mit denen Kägi je nach Arbeitsauslastung und Produktlinie operiert, wird im System festgehalten. Eine numerische Codierung ermöglicht hier eine gerechte Variation zwischen den Schichten. Das Resultat: Die Mitarbeiterplanung, die zuvor bis zu einem Arbeitstag in Anspruch genommen hat, ist heute innerhalb weniger Minuten verfügbar. „Gerade wenn es um Arbeitszeit, Zeitsaldi und Schichteinteilung geht, bringt die automatisierte Mitarbeiterplanung mehr Transparenz und Fairness“, erläutert Pascal Grin, COO der Kägi Söhne AG. „Nachvollziehbare Entscheidungen sorgen auf lange Sicht für mehr Mitarbeiterzufriedenheit. Das Feedback zur automatisierten Personalplanung ist positiv, nicht zuletzt auch, weil unsere Teams ihre Einsatzpläne nun ohne den bisher eintägigen Zeitverzug direkt nach Fertigstellung der Produktionspläne und damit zwölf Stunden früher bekommen.“

First step: process of self-analysis

Damit durch Automatisierung solche Zeitersparnisse und optimierte Abläufe erreicht werden können, müssen Unternehmen immer erst einen Prozess der Eigenanalyse durchlaufen. „Automatisierung bedeutet, das System zu hinterfragen und ein Regelwerk zu finden, auf dessen Basis die künstliche Intelligenz arbeitet“, sagt Memo Dener, CEO der axeed AG, die Kägi auf dem Weg zur „Smart Factory 2024“ begleitet. „Im Endeffekt führt das zu mehr als nur der gewünschten Implementierung von effizienteren Abläufen durch automatisierte Prozesse. Unternehmen lernen ihre Abläufe, Ressourcen und Möglichkeiten besser kennen, was eine wichtige Grundlage für stetigen Fortschritt und Weiterentwicklung ist.“ Nach der Produktions- und Mitarbeiterplanung steht bei Kägi im nächsten Schritt das Realtime-Monitoring von Maschinen an, damit die Vorteile der bereits umgesetzten Automatisierungsprozesse auch in diesem Bereich weitergeführt werden können. Source and further information: axeed AG and Kägi Sons AG

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