L'application contrôle la joignabilité pendant les vacances

La tendance aux modèles de travail hybrides en Suisse, dans lesquels les employés peuvent travailler aussi bien à domicile qu'au bureau, a numérisé la communication et simplifié de nombreux processus. Les appels, les e-mails et les réunions peuvent être traités aussi bien au bureau qu'en déplacement ou à la maison. Mais la modernisation des technologies entraîne une joignabilité permanente des travailleurs. Selon l'organisation faîtière des travailleurs Travail.Suisse, près d'un tiers des personnes actives en Suisse déclarent travailler souvent pendant leur temps libre. Seuls 34 pour cent déclarent ne jamais travailler pendant leur temps libre.[1] La conséquence ? Environ 40% des travailleurs en Suisse sont épuisés, notamment parce qu'ils ne peuvent pas se reposer.[2] "Lorsque les frontières entre la vie professionnelle et la vie privée s'estompent, il en résulte un stress croissant", constate clairement Christian Stredicke, CEO de Vodia. Son entreprise développe des solutions de communication pour différents secteurs. Parmi elles, une application qui permet de définir des horaires de travail pendant lesquels les collaborateurs sont joignables et peuvent ainsi fixer des limites lorsque les heures de travail sont terminées. "La joignabilité permanente ne met pas seulement les collaborateurs sous pression, elle comporte aussi un risque de sécurité lorsque la correspondance professionnelle passe par des appareils privés", avertit Stredicke. Avec une solution d'application dans le navigateur ou sur le smartphone, les données de l'entreprise restent sur le serveur et ne parviennent pas sur les terminaux privés. L'expert explique comment l'utilisation d'un système téléphonique intelligent et d'une app peut apporter plus de satisfaction aux collaborateurs.

Limiter le temps de travail grâce à une application

Les canaux de communication modernes et le nombre croissant d'outils numériques entraînent une joignabilité confuse dans de nombreuses entreprises. Les collaborateurs peuvent être contactés par plusieurs moyens - et il n'est pas toujours clair comment et quand ils doivent être joignables. "Il faut une solution de communication centrale qui crée une structure et gère la joignabilité de manière ciblée", explique Christian Stredicke. Un système utilisé par exemple par le biais d'une application, d'un téléphone VoIP ou d'un téléphone mobile peut aider les collaborateurs à définir les heures auxquelles ils sont joignables. "Un aspect important dans le contexte de la charge de travail et de l'épuisement numérique", souligne Stredicke. Le contrôle est flexible, ce qui permet de prendre en compte facilement les congés ou les heures de fin de journée. En cas d'utilisation basée sur un navigateur, les appels ne sont transférés que si la fenêtre est activement ouverte, ce qui permet d'éviter une joignabilité involontaire. Des horaires de travail fixes peuvent être définis à l'aide de commandes horaires, aussi bien pour des postes individuels que pour des organisations entières. Les jours fériés peuvent être définis comme exceptions. Des exceptions ciblées peuvent être mises en place pour certains rôles, par exemple lorsque des assistants ont besoin d'accéder à des personnes dirigeantes en dehors des horaires habituels, sans pour autant transmettre leurs coordonnées directes. L'expert rapporte : "Celui qui a une fois transmis son numéro de téléphone portable privé est souvent contacté en dehors des heures de travail ou même après un changement de poste - cela peut être techniquement évité si la communication est gérée de manière centralisée".

L'utilisation de téléphones privés, un risque pour la protection des données ?

L'utilisation de téléphones portables privés dans le contexte professionnel comporte des risques non seulement pour les collaborateurs, mais aussi pour les entreprises. "Si les appareils privés sont utilisés pour la communication avec les clients, il devient difficile pour les entreprises de protéger leurs données", explique Stredicke. "C'est surtout lorsque le contact se fait par des canaux privés et que la relation client est liée à la personne et non à l'entreprise que des problèmes peuvent survenir", prévient l'expert. Pour éviter une fuite des clients ou des données d'entreprise non protégées, les entreprises devraient utiliser des systèmes qui ne stockent pas les données sur les appareils, mais sur le serveur interne de l'entreprise. Une application développée par Vodia et utilisée avec les téléphones VoIP permet en outre de contrôler le numéro de téléphone professionnel via différents appareils. Ainsi, il est également possible d'envoyer des SMS et de ne pas divulguer de données via des plateformes externes. Sur le plan technique, d'autres exigences en matière de protection des données devraient également être remplies : "Les connexions devraient être cryptées par défaut et enregistrées de manière protégée dans le système de fichiers", explique Stredicke. Dans la pratique, on constate que le besoin d'une joignabilité contrôlée augmente : "Au début de la phase de travail à domicile, ce sont justement les enseignants qui utilisaient sciemment l'application de navigation pour ne pas être joignables 24 heures sur 24", rapporte l'expert. Mais entre-temps, on comprend de mieux en mieux que les applications mobiles peuvent également être utilisées dans le respect de la protection des données, surtout si elles sont intégrées dans des directives d'entreprise clairement structurées.

Des appels courts au lieu de longues réunions

Outre la question de la joignabilité, le mode de communication prend de plus en plus d'importance. Alors qu'au début du home office, les vidéoconférences étaient considérées comme un outil central, on constate aujourd'hui une certaine surcharge. "Le retour que nous recevons est clair : la multiplication des réunions vidéo planifiées entraîne fatigue et frustration", rapporte Christian Stredicke, qui poursuit : "Pour beaucoup, cela entraîne également une perte de temps pour travailler de manière concentrée". Au lieu de cela, des appels téléphoniques courts et spontanés sont souvent bien plus efficaces, rapporte l'expert. En particulier lorsque les collègues sont également joignables par téléphone portable, il est possible de clarifier rapidement les accords sans que toutes les personnes concernées ne doivent être présentes simultanément dans un espace virtuel. En conclusion, Stredicke conclut : "Les installations téléphoniques modernes reliées à des applications peuvent soutenir de telles voies de communication directes et aider en même temps à fixer des limites à la joignabilité numérique".

[1] https://www.travailsuisse.ch/de/media/2059/download?attachment S. 27

[2] Ibid. p. 10 & 27

Source et informations complémentaires : Vodia