{"id":18910,"date":"2023-02-27T17:48:07","date_gmt":"2023-02-27T16:48:07","guid":{"rendered":"https:\/\/www.organisator.ch\/?p=18910"},"modified":"2023-02-23T16:54:37","modified_gmt":"2023-02-23T15:54:37","slug":"mehrwert-digitalisierte-auftragsverwaltung","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.organisator.ch\/fr\/management\/2023-02-27\/mehrwert-digitalisierte-auftragsverwaltung\/","title":{"rendered":"Valeur ajout\u00e9e de la gestion num\u00e9ris\u00e9e des commandes"},"content":{"rendered":"
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Chrombox, un fournisseur d'appareils de cuisine industrielle, a enti\u00e8rement num\u00e9ris\u00e9 ses processus gr\u00e2ce \u00e0 un logiciel de gestion des services sur le terrain.
Image : T 101 AG Chrombox<\/figcaption><\/figure>\n

Planifier des cuisines industrielles, les monter et assurer le service apr\u00e8s-vente, c'est la t\u00e2che de la T101 AG Bo\u00eete chrom\u00e9e<\/a> dont le si\u00e8ge est \u00e0 Baar, dans le canton de Zoug. L'entreprise emploie quatre techniciens de service qui effectuent des montages, des entretiens et des r\u00e9parations d'appareils de cuisine industrielle dans toute la Suisse. Jusqu'\u00e0 la fin de l'ann\u00e9e derni\u00e8re, les techniciens recevaient encore chaque matin leurs ordres pour la journ\u00e9e par e-mail depuis le bureau. Les techniciens devaient \u00e0 nouveau envoyer leurs heures de travail par e-mail au bureau : un e-mail pour le d\u00e9but du travail, un pour la pause et un pour la fin du travail. Les rapports de travail \u00e9taient remplis \u00e0 la main par les techniciens de service, souvent avec des notes crypt\u00e9es et pas toujours lisibles pour le client et les coll\u00e8gues du bureau. Le directeur g\u00e9n\u00e9ral Simon Jenal \u00e9tait clair : cette m\u00e9thode de travail est p\u00e9nible, impr\u00e9cise et inefficace.<\/p>\n

Des souhaits individuels r\u00e9alis\u00e9s au cours d'une phase de d\u00e9veloppement d'un an<\/h3>\n

Le directeur de Chrombox a donc d\u00e9cid\u00e9 d'utiliser un logiciel de gestion des services sur le terrain - son choix s'est port\u00e9 sur la solution Engine4 de Mobile Function. Jenal et ses collaborateurs ont test\u00e9 le logiciel pendant environ un an, ont pos\u00e9 des exigences individuelles au programme et ont finalement re\u00e7u un logiciel adapt\u00e9 \u00e0 l'entreprise. \"Le syst\u00e8me a fonctionn\u00e9 d\u00e8s le d\u00e9but, mais nous ne voulions pas le mettre en service avant qu'il ne fonctionne exactement comme nous le voulions\", explique Jenal pour justifier la phase de d\u00e9veloppement d'un an. Le fabricant de logiciels a mis en \u0153uvre les souhaits individuels du fournisseur d'appareils de cuisine au fur et \u00e0 mesure, certaines de ces exigences devant \u00e9galement \u00eatre int\u00e9gr\u00e9es comme standard dans le logiciel de gestion des services sur le terrain. Par exemple, la saisie unique d'un num\u00e9ro de s\u00e9rie dans le syst\u00e8me : \"Pour nous, il \u00e9tait tr\u00e8s important que les num\u00e9ros de s\u00e9rie des appareils ne puissent pas \u00eatre saisis deux fois\", explique Jenal. Si Chrombox rach\u00e8te par exemple un appareil de cuisine d'un client pour le revendre \u00e0 un autre client, il ne doit pas \u00eatre recr\u00e9\u00e9 dans le syst\u00e8me sous le m\u00eame num\u00e9ro de s\u00e9rie - car le num\u00e9ro de s\u00e9rie est finalement unique. \"Maintenant, l'historique de l'appareil se d\u00e9place avec lui\", explique Jenal. Quel que soit le client \u00e0 qui appartient l'appareil, les techniciens de Chrombox peuvent voir dans le syst\u00e8me, lors de l'entretien, de quel appareil il s'agit et quelles r\u00e9parations ont d\u00e9j\u00e0 \u00e9t\u00e9 effectu\u00e9es dans le pass\u00e9.<\/p>\n

Gr\u00e2ce aux pads mobiles, les techniciens ont acc\u00e8s au syst\u00e8me de gestion de terrain o\u00f9 qu'ils se trouvent. Ils peuvent consulter les ordres de travail, suivre l'historique des diff\u00e9rents appareils et r\u00e9diger des rapports de travail num\u00e9riques et d\u00e9taill\u00e9s. Pour cela, le logiciel offre un espace illimit\u00e9 et pas seulement quelques lignes sur une page A4. Des blocs de phrases pr\u00e9d\u00e9finis et la reconnaissance vocale facilitent la r\u00e9daction par les techniciens - les rapports sont donc d\u00e9sormais plus pr\u00e9cis, mais aussi plus rapides. \"Avant, c'\u00e9tait parfois injuste pour nos techniciens\", se souvient Jenal. \"Ils faisaient un tr\u00e8s bon travail, qui prenait parfois beaucoup de temps. Mais le rapport de travail ne contenait alors qu'une seule phrase\", d\u00e9crit Jenal. \"De plus, les techniciens n'ont pas toujours la plus belle \u00e9criture\", ajoute Jenal avec un clin d'\u0153il, mais il introduit ainsi un autre point important en mati\u00e8re de transparence. En effet, avec des rapports succincts et \u00e9ventuellement illisibles, les clients ne pouvaient pas toujours comprendre la facture du travail effectu\u00e9. D'autant plus lorsque les donneurs d'ordre g\u00e8rent plusieurs grandes cuisines ou filiales et ne se trouvaient pas sur place lors de la r\u00e9paration. D\u00e9sormais, les clients re\u00e7oivent un rapport d\u00e9taill\u00e9 et lisible - et ce imm\u00e9diatement apr\u00e8s la prestation fournie, car le technicien envoie le rapport en un seul clic non seulement au bureau, mais aussi au client par e-mail.<\/p>\n

ajouter des notes suppl\u00e9mentaires, des conseils et des souhaits de clients<\/h3>\n

Gr\u00e2ce au logiciel de gestion des services sur le terrain, non seulement les rapports compr\u00e9hensibles et les historiques des appareils facilitent le travail, mais aussi les notes suppl\u00e9mentaires pertinentes. Par exemple, si des appareils de cuisine sont superpos\u00e9s, deux techniciens doivent obligatoirement se rendre sur place pour les r\u00e9parer. Ou encore, il est possible d'enregistrer des conseils pour se garer chez le client. \"Nous nous d\u00e9pla\u00e7ons beaucoup dans le centre-ville de Zurich, il est vraiment difficile de trouver une place de parking\", explique Jenal. \"Si le technicien sait \u00e0 l'avance qu'il peut se garer dans l'arri\u00e8re-cour, cela lui fait gagner beaucoup de temps\". Gr\u00e2ce \u00e0 la saisie num\u00e9rique et centralis\u00e9e de telles informations, elles sont disponibles pour tous les techniciens sur leur tablette et au bureau. Les trajets \u00e0 vide, parce que trop peu de techniciens ont \u00e9t\u00e9 envoy\u00e9s chez le client, ou les temps de trajets excessifs dus \u00e0 la recherche d'une place de parking n'ont donc plus lieu d'\u00eatre.<\/p>\n

En outre, les techniciens peuvent \u00e9galement r\u00e9pondre aux demandes des clients sans y \u00eatre invit\u00e9s, si celles-ci sont d\u00e9j\u00e0 enregistr\u00e9es dans le syst\u00e8me sous forme de notes - et par exemple retirer leurs chaussures ou utiliser des surchaussures sans y \u00eatre invit\u00e9s, parce que le client y a d\u00e9j\u00e0 attach\u00e9 de l'importance par le pass\u00e9. Il est \u00e9galement possible d'attacher \u00e0 la commande des informations destin\u00e9es au bureau, comme par exemple le fait que le client souhaite encore une offre pour un nouvel appareil. Il est \u00e9galement possible d'enregistrer des modes d'emploi pour les appareils d'autres marques ou des photos d'un d\u00e9faut que le client a d\u00e9j\u00e0 envoy\u00e9es au bureau lors de la passation de commande. Le technicien sur place peut ainsi commencer son travail plus rapidement.<\/p>\n

Le syst\u00e8me facilite \u00e9galement la communication entre les techniciens et le bureau. Au lieu d'envoyer des e-mails avec les commandes et les heures de travail, le bureau attribue d\u00e9sormais les commandes aux techniciens via le logiciel. Les techniciens, quant \u00e0 eux, commencent et terminent leurs heures de travail sur la tablette et peuvent \u00e9galement suivre les temps de d\u00e9placement chez le client de mani\u00e8re beaucoup plus transparente, car ils modifient leur statut en un seul clic (\"en route\", \"au travail\", \"en pause\"). Le syst\u00e8me indique visuellement o\u00f9 se trouvent les techniciens et quel est le statut de chaque commande, ce qui am\u00e9liore la clart\u00e9 et la transparence. \"S'il manque encore du mat\u00e9riel pour une commande, par exemple, elle est en violet\", d\u00e9crit Jenal. \"Les collaborateurs au bureau voient ainsi d'un coup d'\u0153il pourquoi la commande ne peut pas encore \u00eatre termin\u00e9e\".<\/p>\n

Un syst\u00e8me qui simplifie la gestion des salaires<\/h3>\n

Les pi\u00e8ces de rechange que les techniciens retirent de leur v\u00e9hicule d'intervention pour l'entretien ou les r\u00e9parations sont scann\u00e9es \u00e0 l'aide de la tablette. Le bureau re\u00e7oit ainsi imm\u00e9diatement une information \u00e0 ce sujet et peut mettre la pi\u00e8ce pr\u00e9lev\u00e9e \u00e0 la disposition du technicien dans l'entrep\u00f4t pour r\u00e9approvisionner son v\u00e9hicule de service. \"Ainsi, nos techniciens disposent toujours d'un v\u00e9hicule enti\u00e8rement approvisionn\u00e9\", explique Jenal. Outre leurs heures de travail et les pi\u00e8ces de rechange, les techniciens enregistrent \u00e9galement leurs jours de vacances via le syst\u00e8me. Le bureau sait donc beaucoup plus rapidement quand tel ou tel technicien est en vacances ; les commandes ne sont donc plus distribu\u00e9es par erreur \u00e0 des techniciens qui ne sont pas disponibles \u00e0 ce moment-l\u00e0. Il est \u00e9galement plus facile de savoir quand tel ou tel employ\u00e9 est en service d'urgence. \"Dans l'ensemble, la saisie num\u00e9rique des heures de travail, des heures d'urgence et des vacances nous facilite grandement la gestion des salaires\", explique Jenal. Il en va de m\u00eame pour l'\u00e9tablissement des factures, car le logiciel de comptabilit\u00e9 utilis\u00e9 et l'outil de gestion des services sur le terrain communiquent entre eux via des interfaces. \"Le logiciel de comptabilit\u00e9 r\u00e9cup\u00e8re les informations sur les heures de travail, les travaux effectu\u00e9s et le mat\u00e9riel consomm\u00e9 aupr\u00e8s de l'outil de planification\", d\u00e9crit Jenal. De son c\u00f4t\u00e9, le logiciel de gestion des services sur le terrain est aliment\u00e9 par le logiciel de comptabilit\u00e9 avec les donn\u00e9es des clients.<\/p>\n

La planification des missions est \u00e9galement simplifi\u00e9e gr\u00e2ce au logiciel de gestion des services sur le terrain. En effet, les diff\u00e9rents sites des clients peuvent \u00eatre affich\u00e9s sur une carte, ce qui permet de mieux planifier les itin\u00e9raires des techniciens.<\/p>\n

Il est \u00e9galement possible d'attribuer des priorit\u00e9s aux commandes, si le temps presse chez un client. Les t\u00e2ches urgentes peuvent \u00eatre filtr\u00e9es. Les techniciens peuvent ainsi traiter les commandes dans l'ordre chronologique appropri\u00e9. Ils peuvent en outre chercher eux-m\u00eames des missions suppl\u00e9mentaires dans un pool g\u00e9n\u00e9ral via leur application s'ils ont d\u00e9j\u00e0 termin\u00e9 leurs t\u00e2ches pour la journ\u00e9e mais qu'ils ont encore du temps. Le syst\u00e8me leur indique alors quelles sont les \u00e9ventuelles t\u00e2ches \u00e0 effectuer \u00e0 proximit\u00e9 ou dans l'entrep\u00f4t.<\/p>\n

Conclusion : un all\u00e8gement sensible du travail<\/h3>\n

Une communication simplifi\u00e9e entre le bureau, les techniciens de service et les clients, une gestion des commandes compr\u00e9hensible, une comptabilit\u00e9 sans faille : Chrombox a pu num\u00e9riser ses processus de travail avec le logiciel de gestion des services sur le terrain Engine4 et les rendre ainsi plus efficaces et transparents. Les \u00e9changes de mails inutiles et fastidieux ainsi que les rapports de travail illisibles et succincts appartiennent d\u00e9sormais au pass\u00e9. Toutes les personnes concern\u00e9es profitent de la gestion centralis\u00e9e des commandes et de l'acc\u00e8s mobile au syst\u00e8me, dans lequel il est \u00e9galement possible d'enregistrer des notes compl\u00e9mentaires et des instructions pratiques qui facilitent le travail sur le terrain.<\/p>\n<\/section>\n

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Auteur<\/em><\/h3>\n

Julia Kowal est journaliste pour l'agence Wordfinder PR.<\/em><\/p>\n<\/section>\n

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fonction mobile<\/h2>\n

La plateforme Low-Code Engine4 d\u00e9crite dans l'article est un produit de l'\u00e9diteur de logiciels mobile function, qui propose des solutions logicielles adapt\u00e9es, bas\u00e9es sur le cloud et mobiles - de l'analyse \u00e0 la conception et \u00e0 la mise en \u0153uvre. La comp\u00e9tence principale est le logiciel num\u00e9rique de gestion des services de terrain Engine4.Service pour le traitement mobile des commandes et la saisie des temps dans le service technique. Tous les processus commerciaux peuvent ainsi \u00eatre saisis et int\u00e9gr\u00e9s num\u00e9riquement. Des modules suppl\u00e9mentaires pour les domaines de processus tels que la planification automatique des interventions et l'optimisation des itin\u00e9raires compl\u00e8tent le portefeuille de produits. mobile function a \u00e9t\u00e9 fond\u00e9e en 2011 et est un partenaire Gold certifi\u00e9 de Microsoft. L'entreprise emploie 25 personnes sur son site principal de Villingen-Schwenningen.<\/p>\n

www.mobile-function.com<\/a><\/em><\/p><\/blockquote>\n<\/section>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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