{"id":19222,"date":"2023-03-08T14:36:31","date_gmt":"2023-03-08T13:36:31","guid":{"rendered":"https:\/\/www.organisator.ch\/?p=19222"},"modified":"2023-03-21T09:09:34","modified_gmt":"2023-03-21T08:09:34","slug":"warum-meetings-scheitern","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.organisator.ch\/fr\/management\/2023-03-08\/warum-meetings-scheitern\/","title":{"rendered":"Pourquoi les r\u00e9unions \u00e9chouent-elles ?"},"content":{"rendered":"
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De nombreuses r\u00e9unions sont improductives. Avec une bonne pr\u00e9paration et une bonne animation, elles peuvent n\u00e9anmoins \u00eatre efficaces. (Image : Unsplash.com)<\/figcaption><\/figure>\n

Nous passons d'innombrables heures de notre temps de travail en r\u00e9unions et en ateliers. Le gain de connaissances par rapport au temps investi offre - pour le dire prudemment - une grande marge de progression. La r\u00e9union mal aim\u00e9e en elle-m\u00eame n'est que le sympt\u00f4me. Le vrai probl\u00e8me est plus profond.<\/p>\n

Quelles sont les r\u00e9unions qui ont un sens - et celles qui peuvent \u00eatre supprim\u00e9es ?<\/h3>\n

Un coup d'\u0153il sur un calendrier Outlook moyen en dit long. Et bien que personne ne soit explicitement engag\u00e9 pour passer du temps en r\u00e9union, mais plut\u00f4t pour effectuer une t\u00e2che d\u00e9finie, des \u00e9tudes montrent que les r\u00e9unions repr\u00e9sentent parfois un tiers du temps de travail hebdomadaire.<\/p>\n

La seule fa\u00e7on de r\u00e9duire cette abondance est de remettre en question sans m\u00e9nagement les diff\u00e9rentes sessions. \"Mais notre r\u00e9union du lundi, nous la faisons depuis toujours !\" Exactement. Est-ce pour autant qu'elle est automatiquement porteuse de sens ? Plut\u00f4t non. \"Que se passerait-il si cette r\u00e9union n'existait plus ?\" Cette question est justifi\u00e9e. Surtout avec les innombrables rendez-vous r\u00e9glementaires qui ont d\u00e9j\u00e0 rythm\u00e9 le nouveau calendrier avant m\u00eame que l'ann\u00e9e ne commence. Quelle est l'utilit\u00e9 concr\u00e8te de ces r\u00e9unions ritualis\u00e9es ? Et une r\u00e9union est-elle vraiment le meilleur outil pour les t\u00e2ches qui sont sur la table ? Ce n'est souvent pas le cas. S'il s'agit par exemple de transmettre des informations actuelles, cela peut se faire plus rapidement et plus efficacement par mail. De m\u00eame, les questions concr\u00e8tes trouvent parfois plus facilement leur r\u00e9ponse lorsqu'elles sont trait\u00e9es directement et personnellement dans le bureau voisin ou au t\u00e9l\u00e9phone.<\/p>\n

Outre la quantit\u00e9 de r\u00e9unions, il s'agit \u00e9galement d'examiner le \"comment\", c'est-\u00e0-dire la mani\u00e8re de les organiser. Car m\u00eame si la r\u00e9putation de la collaboration commune est mauvaise, une collaboration qui a du sens offre la seule possibilit\u00e9 de partager des connaissances, d'apprendre les uns des autres, de g\u00e9rer la complexit\u00e9 et d'\u00e9laborer des solutions innovantes gr\u00e2ce \u00e0 des perspectives et des expertises h\u00e9t\u00e9rog\u00e8nes. Mais dans quelles r\u00e9unions cela se passe-t-il r\u00e9ellement ? Quelles sont les r\u00e9unions dont les participants sortent avec le sentiment d'avoir mis en route quelque chose de pr\u00e9cieux et de sens\u00e9 ?<\/p>\n

Le succ\u00e8s ne se d\u00e9cide pas seulement dans la salle de r\u00e9union<\/h3>\n

La nouvelle d\u00e9rangeante d'embl\u00e9e : les jalons pour le succ\u00e8s de la collaboration commune ne sont pas pos\u00e9s lors de la r\u00e9union elle-m\u00eame, mais bien plus t\u00f4t. Le mot cl\u00e9 est la pr\u00e9paration. Et oui, la pr\u00e9paration prend du temps. Mais les r\u00e9unions non pr\u00e9par\u00e9es co\u00fbtent beaucoup plus de temps et, en outre, beaucoup d'argent. L'efficacit\u00e9 ? Pas de chance !<\/p>\n

Pour qu'une r\u00e9union ait une chance d'\u00eatre consid\u00e9r\u00e9e comme r\u00e9ussie, il est essentiel de r\u00e9fl\u00e9chir au pr\u00e9alable \u00e0 l'objectif concret de la r\u00e9union et \u00e0 l'ordre du jour n\u00e9cessaire. Cela semble banal ? Malheureusement, ce n'est pas le cas ! Que diriez-vous d'une \u00e9tude personnelle sur le terrain dans votre environnement direct ? Je suis s\u00fbr que dans de nombreux cas, on en revient malheureusement toujours \u00e0 la m\u00eame chose : Objectif ? Un agenda ? Pas d'objectif !<\/p>\n

Un deuxi\u00e8me aspect est d\u00e9cisif en ce qui concerne l'objectif : ce n'est qu'avec un objectif d\u00e9fini devant les yeux que l'on peut d\u00e9terminer qui est n\u00e9cessaire pour atteindre cet objectif - et qui ne l'est pas non plus. Et c'est pr\u00e9cis\u00e9ment ce cercle de personnes qu'il faut inviter. S'il manque des acteurs importants, il n'y a pas d'autre solution que d'ajourner le sujet apr\u00e8s quelques tergiversations. Mais l'inverse n'est pas mieux. En effet, s'il y a plusieurs personnes dans la salle qui n'ont rien de concret \u00e0 apporter, il est compr\u00e9hensible qu'elles s'occupent d'autres choses pendant ce temps.<\/p>\n

Cr\u00e9er un cadre pour des r\u00e9unions r\u00e9ussies<\/h3>\n

Souvent, la s\u00e9paration n'est pas claire comme de l'eau de roche, car diff\u00e9rents sujets sont \u00e0 l'ordre du jour. Que faire alors si, dans le cadre d'une r\u00e9union, il y a des points qui concernent tout le monde et d'autres dans lesquels seuls certains sont impliqu\u00e9s ? Il est alors recommand\u00e9 de mettre d\u00e9lib\u00e9r\u00e9ment en marge les sujets qui ne concernent qu'une partie du groupe.<\/p>\n

Si les participants concern\u00e9s sont inform\u00e9s \u00e0 temps de l'objectif et de l'ordre du jour, ils ont la possibilit\u00e9 de se pr\u00e9parer eux-m\u00eames en cons\u00e9quence. En m\u00eame temps, cela permet d'\u00e9liminer un ph\u00e9nom\u00e8ne qui a \u00e9t\u00e9 mis en \u00e9vidence dans une \u00e9tude r\u00e9cente du fournisseur de collaboration Barco : selon cette \u00e9tude, pr\u00e8s de la moiti\u00e9 des 3000 personnes interrog\u00e9es ne savent r\u00e9guli\u00e8rement pas de quoi il s'agit lors de la r\u00e9union et quel est l'objectif de celle-ci. Chez les cadres sup\u00e9rieurs, ce chiffre atteint m\u00eame 61%.<\/p>\n

Il faut \u00e9galement clarifier au pr\u00e9alable les conditions-cadres \u00e0 respecter pour atteindre l'objectif. Qu'il s'agisse de directives strat\u00e9giques de la direction, de restrictions budg\u00e9taires ou d'engagements existants envers des entreprises partenaires, si les participants doivent finalement parvenir \u00e0 un r\u00e9sultat r\u00e9alisable, cela ne fonctionnera que si toutes les conditions-cadres sont mises sur la table de mani\u00e8re transparente.<\/p>\n

Temps et dur\u00e9e<\/h3>\n

La pr\u00e9paration organisationnelle comprend \u00e9galement la d\u00e9finition du d\u00e9but et de la dur\u00e9e de la r\u00e9union. Et c'est loin d'\u00eatre trivial. Surtout dans le monde virtuel. La plupart du temps, les r\u00e9unions commencent \u00e0 l'heure pile et se terminent exactement apr\u00e8s 60 minutes. Du moins dans le calendrier. Il est difficile de quitter la r\u00e9union A \u00e0 9 heures pour rejoindre la r\u00e9union B \u00e0 9 heures pr\u00e9cises. Cela a pour cons\u00e9quence que les r\u00e9unions commencent plus tard et durent ensuite plus longtemps - comme un retour de b\u00e2ton. Pr\u00e9paration du contenu et mise en place du nouveau th\u00e8me ? Aucune chance !<\/p>\n

En revanche, si la dur\u00e9e de la r\u00e9union de 60 minutes est raccourcie, cela a deux effets positifs : Le premier est le tampon jusqu'\u00e0 la prochaine heure pleine. De cette mani\u00e8re, il est possible de se pr\u00e9parer, le cas \u00e9ch\u00e9ant, \u00e0 un rendez-vous ult\u00e9rieur. Et le b\u00e9n\u00e9fice suppl\u00e9mentaire : Un temps de r\u00e9union plus court peut augmenter la concentration et la discipline des participants.<\/p>\n

Travailler sur le sujet plut\u00f4t que d'en parler<\/h3>\n

Souvent, les r\u00e9unions se r\u00e9v\u00e8lent \u00eatre de v\u00e9ritables s\u00e9ances de bavardage. Comme le dit Karl Valentin : \"Tout a d\u00e9j\u00e0 \u00e9t\u00e9 dit, mais pas encore par tout le monde\". D\u00e8s que les participants sont invit\u00e9s \u00e0 noter leurs pens\u00e9es sur une question concr\u00e8te, par exemple sur des notes autocollantes dans l'espace r\u00e9el ou virtuel, cela devient concret et utilisable. C'est pourquoi il est essentiel, pour que les r\u00e9unions soient constructives, de faire participer activement les participants.<\/p>\n

Mod\u00e9ration et autres r\u00f4les<\/h3>\n

L'animation d'une r\u00e9union est importante pour garder le cap sur une approche structur\u00e9e et cibl\u00e9e et pour guider le processus. En outre, il existe d'autres r\u00f4les qui peuvent soutenir le travail en commun. Par exemple, pour la gestion du temps et le compte rendu. L'id\u00e9al est d'alterner les r\u00f4les d'une r\u00e9union \u00e0 l'autre. Afin de s'am\u00e9liorer en tant qu'\u00e9quipe lors des r\u00e9unions, il est recommand\u00e9 de pr\u00e9voir un court laps de temps \u00e0 la fin de la r\u00e9union pour r\u00e9fl\u00e9chir \u00e0 la collaboration commune.<\/p>\n

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Conseils pour des relations constructives<\/h3>\n
    \n
  1. Remettre en question de mani\u00e8re cons\u00e9quente les r\u00e9unions et les th\u00e8mes :<\/strong> Les r\u00e9unions de r\u00e9gulation sans valeur ajout\u00e9e sont des voleurs de temps et d'\u00e9nergie. De m\u00eame, il est pr\u00e9f\u00e9rable de rayer directement de l'ordre du jour les sujets qui peuvent \u00eatre mieux trait\u00e9s de mani\u00e8re asynchrone.<\/span><\/li>\n
  2. Pas de r\u00e9union sans objectif et sans ordre du jour : <\/strong>Des objectifs d\u00e9finis permettent de travailler de mani\u00e8re cibl\u00e9e et de bien se pr\u00e9parer.<\/li>\n
  3. Inviter les bons participants : <\/strong>Des r\u00e9sultats r\u00e9alisables peuvent \u00eatre obtenus avec les acteurs pertinents autour de la table.<\/li>\n
  4. Des r\u00e9unions plus courtes sont de meilleures r\u00e9unions : <\/strong>Des temps tampons pour le prochain rendez-vous permettent de se pr\u00e9parer - \u00e0 cet \u00e9gard, la pression du temps sportif lors de la r\u00e9union favorise la concentration.<\/li>\n
  5. Travailler sur ce point plut\u00f4t que d'en parler<\/strong> L'implication active des participants permet d'obtenir des r\u00e9sultats concrets.<\/li>\n<\/ol>\n

    Livre conseill\u00e9 :<\/strong><\/p>\n

    Michaela Stach : Mod\u00e9ration en atelier et en r\u00e9union. Red\u00e9finir la collaboration avec des outils et des m\u00e9thodes ax\u00e9s sur les r\u00e9sultats. 1\u00e8re \u00e9dition BusinessVillage 2022. 254 pages. ISBN 978-3-86980-660-0<\/p><\/blockquote>\n

     <\/p>\n

    Auteur :<\/em><\/strong>
    \nMichaela Stach est une animatrice passionn\u00e9e - m\u00eame pour les grands groupes. Avec enthousiasme, empathie et estime, elle accompagne les \u00e9quipes sur la voie de solutions viables et d'un v\u00e9ritable engagement. Qu'il s'agisse de changements dans les entreprises, de la conception de l'avenir dans les communes ou de l'interaction lors de congr\u00e8s : Avec professionnalisme et vivacit\u00e9, elle am\u00e8ne les groupes \u00e0 un \u00e9change ax\u00e9 sur les objectifs. Elle dirige l'Acad\u00e9mie pour la mod\u00e9ration syst\u00e9mique et organise des formations certifiantes sur deux sites. www.akademie-fuer-systemische-moderation.de\/<\/a><\/em><\/p>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

    Unz\u00e4hlige Stunden unserer Arbeitszeit verbringen wir in Meetings und Workshops.\u00a0Der Erkenntnisgewinn im Vergleich zum Zeiteinsatz bietet dabei \u2013 vorsichtig ausgedr\u00fcckt \u2013 jede Menge Luft nach oben. Das ungeliebte Treffen selbst ist dabei nur das Symptom. Das eigentliche Problem liegt tiefer. Welche Meetings ergiben Sinn \u2013 und welche k\u00f6nnen weg? 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