{"id":4661,"date":"2018-12-12T09:35:49","date_gmt":"2018-12-12T08:35:49","guid":{"rendered":"https:\/\/www.organisator.ch\/?p=4661"},"modified":"2018-12-12T09:35:49","modified_gmt":"2018-12-12T08:35:49","slug":"anwender-bericht-conextrade-automatisiert-den-rechnungseingang-bei-der-sv-group","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.organisator.ch\/fr\/management\/finanzen_recht\/2018-12-12\/anwender-bericht-conextrade-automatisiert-den-rechnungseingang-bei-der-sv-group\/","title":{"rendered":"\u00c9tude de cas : Conextrade automatise la r\u00e9ception des factures chez SV Group"},"content":{"rendered":"
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Gr\u00e2ce \u00e0 Conextrade, SV Group dispose de processus de facturation efficaces et enti\u00e8rement int\u00e9gr\u00e9s avec une r\u00e9ception de factures automatis\u00e9e. (Image : zVg)<\/figcaption><\/figure>\n

SV Group comprend cinq secteurs d'activit\u00e9 : la restauration collective, l'h\u00f4tellerie, la restauration publique, la restauration hospitali\u00e8re et \u00e0 domicile et le catering \u00e9v\u00e9nementiel. L'entreprise emploie environ 8'500 collaborateurs et est active en Suisse, en Allemagne et en Autriche. Ses activit\u00e9s principales sont la restauration collective et l'h\u00f4tellerie. Ainsi, l'entreprise exploite des restaurants d'entreprise et des cantines sous la marque \"SV Restaurant\" et compte ainsi parmi les principaux fournisseurs de l'espace DACH. \"SV Hotel\" exploite en tant que franchis\u00e9 les marques Marriott Courtyard, Residence Inn, Renaissance et Moxy en Suisse et en Allemagne. Le portefeuille comprend en outre des h\u00f4tels individuels \u00e0 Berne (La Pergola) et \u00e0 Olten (Amaris). L'entreprise peut se targuer d'une histoire centenaire. Fond\u00e9e en 1914 par Else Z\u00fcblin-Spiller en tant qu'organisation \u00e0 but non lucratif \"Schweizer Verband Soldatenwohl\", l'objectif initial \u00e9tait de fournir aux soldats suisses une nourriture bon march\u00e9 et \u00e9quilibr\u00e9e sans alcool. C'est ainsi que s'est d\u00e9velopp\u00e9e et \u00e9tablie une entreprise dynamique et innovante. Les processus de facturation sont devenus en cons\u00e9quence tr\u00e8s exigeants. <\/span>Avec Conextrade, les processus ont \u00e9t\u00e9 consid\u00e9rablement automatis\u00e9s et optimis\u00e9s.\u00a0<\/span><\/p>\n

Ancien syst\u00e8me : chronophage, confus, source d'erreurs <\/span><\/h2>\n

Pendant longtemps, SV Group en Suisse n'a pas eu de processus \u00e9lectronique de r\u00e9ception et de traitement des factures, bien que l'entreprise soit fortement d\u00e9pendante des donn\u00e9es de facturation. Avec un volume de 240 000 factures par an, la gestion de la r\u00e9ception des documents postaux, de la saisie, de l'imputation et de la validation des factures, 100 % manuelle, est devenue une t\u00e2che hercul\u00e9enne. Comme le processus n'\u00e9tait ni \u00e9lectronique ni automatis\u00e9, la r\u00e9ception des factures \u00e9tait peu transparente et sujette aux erreurs. Une communication rapide et fiable avec les fournisseurs est cependant tr\u00e8s importante pour SV Group. <\/span><\/p>\n

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\"Avec sa solution, Conextrade a r\u00e9pondu \u00e0 toutes nos exigences en mati\u00e8re de traitement des factures\". Heinz Giezendanner, directeur Shared Services et membre de la direction \u00e9largie de SV Group. (Image : zVg)<\/figcaption><\/figure>\n

Le processus d'approbation traditionnel se pr\u00e9sentait comme suit : Les factures \u00e9taient envoy\u00e9es par les fournisseurs aux \u00e9tablissements par voie postale pour v\u00e9rification du contenu. Apr\u00e8s un contr\u00f4le manuel par leur responsable, les factures \u00e9taient transmises par courrier \u00e0 la comptabilit\u00e9 fournisseurs, o\u00f9 elles \u00e9taient contr\u00f4l\u00e9es formellement, affect\u00e9es \u00e0 un compte et saisies. <\/span>Le probl\u00e8me : des d\u00e9lais de traitement trop longs, pas de possibilit\u00e9 de d\u00e9duire des escomptes, pas de suivi des factures et souvent des factures perdues. La proc\u00e9dure \u00e9tait technologiquement sous-d\u00e9velopp\u00e9e, organis\u00e9e de mani\u00e8re d\u00e9centralis\u00e9e et donc extr\u00eamement peu claire. Cela devient d'autant plus clair si l'on consid\u00e8re que SV Group exploite 300 sites en Suisse et 500 dans la zone DACH. <\/span><\/p>\n

Travailler plus efficacement gr\u00e2ce \u00e0 des processus automatis\u00e9s et sans rupture de m\u00e9dia <\/span><\/h2>\n

Il y a des ann\u00e9es, le besoin urgent de mettre de l'ordre et de la clart\u00e9 dans les processus a \u00e9t\u00e9 reconnu. En 2014, apr\u00e8s une \u00e9valuation globale, l'\u00e9quipe SV a \u00e9tabli un catalogue d'exigences pour les r\u00e9novations n\u00e9cessaires. L'objectif \u00e9tait d'\u00e9tablir un processus de facturation \u00e9lectronique et un workflow dans l'ensemble du groupe. Le processus manuel en Suisse et les solutions \u00e9lectroniques d\u00e9j\u00e0 existantes en Autriche et en Allemagne devaient ainsi \u00eatre remplac\u00e9s. <\/span><\/p>\n

Comme un grand nombre de collaborateurs sont concern\u00e9s, il fallait un syst\u00e8me fiable, mais aussi facile \u00e0 utiliser, avec une phase d'introduction courte et un faible taux d'erreur. Lors de l'\u00e9valuation de la solution ad\u00e9quate, SV Group a discut\u00e9 tr\u00e8s intensivement avec tous les fournisseurs qui doivent \u00e9galement s'accommoder du syst\u00e8me. En outre, il faut tenir compte des conditions-cadres l\u00e9gales, notamment la protection des donn\u00e9es, surtout en Allemagne et en Autriche. <\/span>Le choix s'est finalement port\u00e9 sur Conextrade, une plateforme de facturation et d'\u00e9change de donn\u00e9es \u00e9lectroniques port\u00e9e par Swisscom et destin\u00e9e aux PME suisses. En tant que fournisseur de services complets \u00e9tabli, Conextrade peut proposer l'ensemble du portefeuille et a parfaitement compris les besoins de SV Group. Plus de 4000 autres clients travaillent \u00e9galement d\u00e9j\u00e0 avec cette solution, selon les indications d'Eros Merlini, Head of Conextrade.\u00a0<\/span><\/p>\n

Traitement automatis\u00e9 et transparent des factures des cr\u00e9anciers <\/span><\/h2>\n

Le nouveau syst\u00e8me automatis\u00e9 de traitement des factures a pu \u00eatre mis en service en Suisse d\u00e8s la fin 2015. Les services Conextrade \"E-Invoicing\", \"Scanning2E-Invoicing\" ainsi que \"Workflow cr\u00e9anciers\" garantissent un traitement automatis\u00e9 et transparent des factures cr\u00e9anciers et comprennent, outre la r\u00e9ception des factures des fournisseurs, leur approbation et leur validation, l'envoi de factures aux clients. <\/span><\/p>\n

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\"En plus de la Suisse et de l'Autriche, la solution a \u00e9galement \u00e9t\u00e9 d\u00e9ploy\u00e9e en Allemagne \u00e0 l'automne 2018\". Olivier Tesoro, chef de projet Finance chez SV Group. (Image : zVg)<\/figcaption><\/figure>\n

Olivier Tesoro, chef de projet Finance chez SV Group, se dit satisfait : \"Les processus sont d\u00e9sormais enti\u00e8rement int\u00e9gr\u00e9s et continus. En plus de la Suisse et de l'Autriche, la solution a \u00e9galement \u00e9t\u00e9 d\u00e9ploy\u00e9e en Allemagne \u00e0 l'automne 2018\". Le service local et donc rapidement disponible de Conextrade s'est av\u00e9r\u00e9 extr\u00eamement pr\u00e9cieux lors de l'impl\u00e9mentation. SV Group avait fix\u00e9 comme objectif l'\u00e9tablissement de processus de facturation efficaces et sans rupture de m\u00e9dia ainsi qu'une r\u00e9ception \u00e9lectronique des factures automatis\u00e9e \u00e0 100 %. Cet objectif a \u00e9galement \u00e9t\u00e9 atteint. Aujourd'hui, SV Group utilise sans probl\u00e8me tous les composants des services \"E-Invoicing\" et \"Scanning2E-Invoicing\". <\/span><\/p>\n

Avantages en termes de co\u00fbts directement apr\u00e8s l'introduction <\/span><\/h2>\n

\"Avec sa solution, Conextrade a couvert toutes nos exigences en mati\u00e8re de traitement des factures\", r\u00e9sume Heinz Giezendanner, directeur des services partag\u00e9s et membre de la direction de SV Group. Apr\u00e8s la mise en service progressive du syst\u00e8me en Suisse \u00e0 partir de d\u00e9cembre 2015, les collaborateurs ont \u00e9t\u00e9 form\u00e9s au moyen de vid\u00e9os. \"Aujourd'hui, un bon millier de personnes en Suisse et 1 800 dans toute la r\u00e9gion DACH travaillent sans probl\u00e8me avec le syst\u00e8me de Conextrade\", explique Tesoro. D\u00e8s l'automne 2016, les processus sont devenus sensiblement plus efficaces. \"Nos temps de passage sont devenus massivement plus rapides, la communication avec les fournisseurs est parall\u00e8lement devenue nettement plus transparente\". En raison de la manipulation plus efficace, SV Group peut d\u00e9j\u00e0 aujourd'hui \u00e9conomiser des co\u00fbts consid\u00e9rables. <\/span><\/p>\n

Autres projets en cours de planification <\/span><\/h2>\n

Apr\u00e8s le succ\u00e8s du projet d'automatisation des processus de facturation, la num\u00e9risation de la cha\u00eene de cr\u00e9ation de valeur reste une priorit\u00e9 absolue pour SV Group. Il est pr\u00e9vu d'introduire d'autres formes de communication modernes dans les ann\u00e9es \u00e0 venir, comme des solutions num\u00e9riques avec des applications pour le dialogue avec les clients. <\/span>Gr\u00e2ce au partenariat avec Conextrade, SV Group peut aborder et mettre en \u0153uvre de tels projets par \u00e9tapes, am\u00e9liorer globalement tous les processus et ainsi avancer vers un avenir num\u00e9rique en pleine forme et comp\u00e9titif. <\/span><\/p>\n

Plus d'informations sur Conextrade :
\n<\/em>Swisscom (Suisse) SA
\n<\/span><\/em>Clients d'entreprise
\n<\/span><\/em>Case postale, CH-3050 Berne
\nT\u00e9l. 0800 800 900
\n<\/span><\/em>www.swisscom.ch\/enterprise<\/em> <\/span><\/a><\/p>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Die SV Group umfasst die f\u00fcnf Gesch\u00e4ftsfelder Gemeinschaftsgastronomie, Hotel, \u00f6ffentliche Gastronomie, Spital- und Heimgastronomie und Eventcatering. Das Unternehmen besch\u00e4ftigt rund 8’500 Mitarbeitende und ist in der Schweiz, in Deutschland und in \u00d6sterreich t\u00e4tig. Kerngesch\u00e4fte sind die Gemeinschaftsgastronomie und die Hotellerie. 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