Gestione dei processi: un fattore abilitante, non un fine in sé

Chi oggi desidera isolare e impermeabilizzare gli involucri edilizi in modo efficiente dal punto di vista energetico non può prescindere dai prodotti e dalle soluzioni di Swisspor. Il Gruppo Swisspor, con sette sedi e circa 550 dipendenti solo in Svizzera, si definisce leader svizzero nello sviluppo, nella produzione e nella fornitura di prodotti e sistemi per l'involucro edilizio efficiente dal punto di vista energetico.

Creare comprensione per la gestione dei processi

Tutti concordano sul fatto che una gestione dei processi ben strutturata è indispensabile per la produzione industriale. Quando Patrice Urban è entrato a far parte dell'azienda nel 2022, ha però dovuto constatare che i processi erano sì definiti, ma poco chiari, mal documentati o obsoleti. «Spesso erano riportati in immagini Visio che, al momento della loro creazione, erano già obsolete», ricorda oggi. Anche le conoscenze sulla gestione dei processi erano in gran parte carenti. Era quindi ovvio ottimizzare i processi sulla base dell'eccellenza operativa e sfruttare il potenziale di miglioramento. Soprattutto nel periodo post-coronavirus, l'azienda ha capito che «deve prepararsi per il futuro e per farlo deve avere il controllo dei processi».

All'inizio, secondo Patrice Urban, l'atmosfera all'interno dell'azienda era scettica. Molti consideravano la gestione dei processi «un grande sforzo senza alcun ritorno». Si è quindi prefissato l'obiettivo di creare comprensione e accettazione, soprattutto attraverso dimostrazioni pratiche anziché spiegazioni teoriche.

Vantaggi strategici della soluzione

Un momento chiave è stata la scelta dello strumento adeguato. Dopo aver confrontato diversi sistemi, Swisspor ha optato per ADONIS di BOC Group. Patrice Urban sottolinea: «ADONIS è chiaramente una delle applicazioni di riferimento». Per lui è stato determinante il fatto che lo strumento rendesse i processi «facilmente fruibili» grazie a un'interfaccia intuitiva, simile a una homepage, in cui i dipendenti possono navigare senza bisogno di conoscenze specifiche. L'obiettivo era quello di rendere i processi visibili, accessibili e comprensibili al fine di creare responsabilità.

Uno dei risultati principali di questo lavoro è stato quello di rendere visibili responsabilità finora poco chiare. Nel product management, ad esempio, è emerso che «non c'era una persona realmente responsabile della catena di processo». La situazione era simile nel settore dei dati anagrafici. C'era un manager, ma «passava sempre da un compito all'altro senza mai concluderne nessuno». Solo grazie alla visualizzazione in ADONIS è stato possibile chiarire le responsabilità e definire i ruoli, rendendo l'organizzazione nel suo complesso più trasparente. Secondo Patrice Urban, la gestione dei processi non è fine a se stessa, ma un mezzo per creare chiarezza, efficienza e una migliore collaborazione. Solo in questo modo può nascere una cultura dei processi vivace, cosa impossibile senza lo strumento giusto.

La soluzione di gestione dei processi ha inoltre dimostrato la sua utilità strategica anche per progetti di grandi dimensioni. Nel caso di Swisspor, ad esempio, si tratta di un progetto ERP a livello di gruppo. In questo caso ADONIS funge da collegamento tra il mondo specialistico e quello informatico. I processi vengono suddivisi fino al livello delle richieste, creando così un «capitolato d'oneri direttamente dal sistema», afferma Patrice Urban. Questa documentazione precisa consente di evitare sviluppi errati e costose correzioni. Patrice Urban definisce lo strumento un «game changer», poiché gestisce i dati master in modo centralizzato e trasferisce automaticamente le modifiche in tutte le rappresentazioni dei processi: un grande vantaggio rispetto a Visio o Excel.

Condividere esperienze

Quali insegnamenti si possono trarre dall'introduzione di ADONIS e quali esperienze può trasmettere Patrice Urban ad altre aziende? A questo proposito, mette in guardia dalle «soluzioni all-in-one» che offrono la gestione dei processi solo come funzione secondaria. «Si tratta di soluzioni improvvisate che non sono all'altezza». Una buona qualità dei processi è una leva economica significativa: «I processi sono costosi e, di conseguenza, anche preziosi.

Per l'introduzione di un sistema di gestione dei processi, egli sottolinea l'importanza di un approccio calmo ed evolutivo: non un Big Bang, ma un procedere graduale. Lo descrive così: «L'arduo lavoro paga». I cambiamenti non sono stati imposti dall'alto, ma sviluppati dall'interno. Tuttavia, è rimasto coerente: «Siamo inflessibili: utilizziamo solo questo strumento».»

L'approccio alle resistenze è stato pragmatico: ha selezionato processi problematici con un elevato livello di stress per dimostrarne rapidamente i vantaggi. Durante i workshop sono stati registrati i processi reali e modellati insieme nel sistema. «Non abbiamo mai parlato di ADONIS o BPM, ma abbiamo semplicemente affrontato i problemi». I partecipanti hanno visto dal vivo come sono stati creati i loro processi, senza alcuna formazione teorica. Questo metodo "on the fly" ha suscitato entusiasmo e una rapida comprensione.

Patrice Urban descrive inoltre l'effetto della visualizzazione: quando gli esperti osservano insieme un processo rappresentato graficamente, spesso si rendono conto per la prima volta della complessità delle proprie procedure. «Tutti dicono: »Siamo pazzi, è troppo complicato, dobbiamo migliorare".» Questa consapevolezza porta naturalmente a miglioramenti, senza pressioni o processi formali di miglioramento continuo.

E ora come si procede?

Patrice Urban sottolinea l'importanza del collegamento naturale con la risoluzione dei problemi e i progetti per garantire l'efficacia a lungo termine. Le ottimizzazioni nascono dalle sfide quotidiane, come ad esempio i reclami o le indicazioni di controllo. In questo modo la gestione dei processi rimane rilevante senza ulteriori oneri amministrativi.

Rifiuta in gran parte gli indicatori per misurare quantitativamente il successo. «Non posso dire: »Ora abbiamo un aumento dell'efficienza del 20%«.» Non è lo strumento in sé a essere determinante, ma il fatto di lavorarci continuamente. «Lo facciamo perché è facile, altrimenti non lo faremmo.» La gestione dei processi è un fattore abilitante, ma non un fine in sé.

Infine, spiega il suo punto di vista economico: investire nella gestione dei processi ripaga sempre. Anche nelle piccole imprese con costi del personale elevati, il rendimento è evidente: «Chi ritiene che investire nell'ottimizzazione dei processi sia eccessivo, non ha compreso che l'intera azienda si muove solo grazie alle azioni compiute dalle persone». I processi sono la leva più importante per aumentare l'efficienza, poiché tutte le attività aziendali vengono svolte attraverso i processi, senza eccezioni.

Ulteriori informazioni: Gruppo BOC e Swisspor

Questo articolo è apparso originariamente su m-q.ch - https://www.m-q.ch/de/prozessmanagement-enabler-nicht-selbstzweck/