Quando i dati master frenano: la qualità dei dati come chiave per l'efficienza dell'ERP

I vantaggi di un sistema ERP dipendono in modo determinante dalla qualità dei dati. Tuttavia, è proprio in questo ambito che molte aziende industriali di medie dimensioni devono recuperare terreno. Christian Biebl, amministratore delegato di Planat, azienda produttrice di ERP con sede a Stoccarda, spiega in poche parole: «I dati anagrafici, ad esempio, spesso non sono gestiti in modo adeguato, soprattutto nell'industria manifatturiera. Le conseguenze sono di vasta portata, dalla carenza di scorte in magazzino alla produzione difettosa e alle consegne in sospeso. Gli effetti sono quasi impossibili da tenere sotto controllo».»

I dati anagrafici - che comprendono informazioni sugli articoli, dati dei clienti e dei fornitori, piani di lavoro, elenchi di pezzi, nonché dati di classificazione e di comunicazione - costituiscono la base di tutti i processi supportati dall'ERP. Non sono valori statici, ma devono essere continuamente mantenuti e aggiornati. In molte aziende, tuttavia, questo aspetto viene trascurato. Mentre i dati delle transazioni vengono spesso registrati in modo coerente nell'attività quotidiana, i dati anagrafici rimangono spesso incompleti o diventano gradualmente obsoleti. «I dati anagrafici non adeguatamente aggiornati possono diventare nel tempo un collo di bottiglia fondamentale per l'efficienza, la trasparenza e il processo decisionale», spiega Biebl.

Le conseguenze della trascuratezza sono spesso gravi

Le conseguenze di questa negligenza si ripercuotono sull'intera catena del valore. Anche piccole incongruenze nel database possono causare notevoli perdite di efficienza. Nella produzione, una manutenzione inadeguata dei dati porta a una pianificazione errata, in quanto mancano o sono imprecise le informazioni sulle fasi di lavoro, sulle finestre temporali o sulla disponibilità dei materiali. Nella gestione dei materiali, questo può portare a ordini duplicati o a fermi di produzione se le scorte esistenti non sono mappate correttamente. Allo stesso tempo, dati di pianificazione non corretti comportano livelli di scorte inutilmente elevati, con i relativi costi.

Ci sono anche effetti diretti nelle vendite e nella gestione dei clienti: Dati incompleti o non aggiornati nel sistema CRM significano che i clienti vengono indirizzati in modo errato o non vengono indirizzati affatto. Questo non solo compromette la comunicazione operativa, ma riduce anche il potenziale per ulteriori affari e la fedeltà dei clienti. Nel controlling, invece, gli indicatori di performance chiave e le decisioni di gestione si basano sui dati del sistema ERP: se questi dati non sono corretti, anche le analisi e le previsioni che ne derivano perdono di significato.

Biebl avverte: «L'impatto economico di una manutenzione inadeguata dei dati può essere grave. Anche piccole deviazioni nei dati possono moltiplicarsi lungo le catene di processo e portare a perdite di efficienza a due cifre percentuali. Allo stesso tempo, i tempi di consegna si allungano, con un impatto diretto sulla soddisfazione dei clienti».»

La crescita dei dati aggrava il problema

Il problema è aggravato dal crescente volume di dati. Le aziende registrano una crescita media annua dei dati di oltre il 40%, gran parte dei quali generati dai sistemi di gestione dei materiali e di CRM. Senza una manutenzione strutturata dei dati, si creano rapidamente pool di dati confusi e ridondanti, che rallentano i processi invece di supportarli.

«La qualità dei dati non è una questione puramente tecnica, ma una sfida organizzativa. Molte aziende non hanno una chiara definizione delle responsabilità per i dati anagrafici, né processi definiti per il controllo della qualità», afferma Biebl. Studi di Gartner, KPMG e Bitkom dimostrano che solo una minima parte delle aziende giudica la qualità dei propri dati molto elevata, mentre la maggior parte lavora con dati incompleti, errati o obsoleti.

La gestione sistematica dei dati master come obbligo

La conseguenza è chiara: l'investimento nel software da solo non è sufficiente se al database non viene data la stessa importanza. È piuttosto necessaria una gestione sistematica dei dati master - anch'essa supportata da un software, ad esempio tramite flussi di lavoro - che stabilisca la manutenzione dei dati come parte integrante dei processi aziendali, definisca le responsabilità e garantisca un aggiornamento continuo. Le aziende che non effettuano una manutenzione costante del proprio database rischiano che i progetti di digitalizzazione non vadano a buon fine e che il potenziale di efficienza rimanga inutilizzato.

Oltre all'implementazione dell'ERP, Planat fornisce alle aziende una consulenza completa per aumentare l'efficienza dei propri processi. «In questa fase è necessario definire con precisione anche i processi e le responsabilità per la manutenzione continua dei dati anagrafici», consiglia Biebl.

Ulteriori informazioni: www.planat.de