L'ERP come scudo protettivo contro la fuga dei cervelli e l'IT ombra

Il cambiamento demografico sta diventando sempre più un rischio operativo per le PMI manifatturiere. Nei prossimi anni, centinaia di migliaia di specialisti e manager esperti della generazione del baby boom andranno in pensione, spesso senza un adeguato successore. Più che la semplice perdita di personale, è particolarmente critica la perdita di esperienza, di conoscenza dei processi e di procedure informali costruite nel corso di decenni.

«Molte aziende sottovalutano quanto la loro stabilità operativa dipenda dalle conoscenze tacite dei singoli dipendenti. Se queste conoscenze non vengono sistematicamente digitalizzate e ancorate ai processi, si verifica una pericolosa fuga di cervelli», spiega Christian Biebl, amministratore delegato del produttore di ERP Planat.

La fuga di cervelli si riferisce alla perdita di conoscenze, esperienze e competenze quando specialisti qualificati lasciano l'azienda e non possono essere sostituiti a causa della carenza di manodopera qualificata. In molte aziende di produzione di medie dimensioni, i processi operativi chiave si sono evoluti nel tempo. Le conoscenze sui parametri di produzione, sui flussi di materiali, sui processi speciali, sui rapporti con i fornitori o sulle esigenze dei singoli clienti rimangono spesso nella testa dei dipendenti di lunga data - o nella cosiddetta shadow IT.

L'IT ombra come rischio invisibile

Lo Shadow IT si riferisce a software, servizi cloud o processi digitali che i dipendenti o i reparti utilizzano al di fuori del sistema ERP e aziendale senza l'autorizzazione dell'IT ufficiale. Un esempio tipico sono gli elenchi Excel privati dei singoli dipendenti con informazioni rilevanti per l'azienda che rimangono invisibili all'azienda. Anche la carenza di manodopera qualificata sta aggravando la situazione: spesso i posti vacanti non possono più essere occupati tempestivamente o con qualità equivalente. Di conseguenza, le aziende devono affrontare la sfida di rendere permanentemente disponibili le competenze esistenti indipendentemente dalle singole persone.

L'ERP come memoria aziendale digitale

In questa situazione, i moderni sistemi ERP assumono sempre più la funzione di memoria aziendale digitale. «Oggi un moderno sistema ERP è molto più di un semplice software amministrativo. Mappa i processi, le regole, i percorsi decisionali e le conoscenze empiriche in modo strutturato e rende queste conoscenze comprensibili e riproducibili per i nuovi dipendenti», afferma Christian Biebl. In particolare nell'industria manifatturiera, questo crea una base di conoscenze strategicamente importante che standardizza i processi, riduce le interruzioni dei mezzi di comunicazione e minimizza la dipendenza da singoli individui.

Questo è particolarmente importante per le strutture IT che sono cresciute nel corso di molti anni. Molte aziende dispongono ancora di sistemi proprietari legacy o di soluzioni stand-alone sviluppate individualmente, le cui funzionalità sono spesso pienamente comprese solo da un ristretto numero di dipendenti. Questi sistemi sono spesso strettamente legati a singoli responsabili IT o a specialisti di lunga data. «La durata di vita di alcuni software aziendali è effettivamente legata alla vita lavorativa dei singoli esperti. Senza una tempestiva migrazione verso strutture ERP standardizzate, il rischio per il futuro è notevole», avverte Christian Biebl.

La gestione della conoscenza come fattore di produttività

Allo stesso tempo, la gestione della conoscenza sta diventando un fattore di produttività. Quanto più i processi sono documentati digitalmente, standardizzati e disponibili a livello aziendale, tanto più velocemente possono essere formati i nuovi dipendenti. «Le persone in azienda rimangono di fondamentale importanza. Ma la conoscenza dell'azienda non deve essere permanentemente legata esclusivamente agli individui», spiega Biebl. I moderni sistemi ERP creano quindi piattaforme in cui confluiscono conoscenze produttive, processi, documentazione e contesti aziendali.

A ciò si aggiunge la crescente complessità del settore. Oggi le aziende di produzione devono passare in modo flessibile da prodotti personalizzati, lotti di piccole dimensioni e produzione in serie. Allo stesso tempo, aumentano i requisiti di trasparenza, tracciabilità, gestione della catena di fornitura ed efficienza delle risorse. Senza dati coerenti e disponibili a livello centrale, tutto ciò diventa sempre più difficile da gestire.

Le risorse umane al centro della pianificazione ERP

La carenza di manodopera qualificata sta cambiando radicalmente anche il ruolo delle moderne piattaforme ERP. Se in passato la capacità delle macchine era l'obiettivo principale, oggi l'impiego efficiente di personale qualificato sta diventando più importante. «In passato si trattava solo di far funzionare le macchine. Oggi è fondamentale che il personale qualificato sia impiegato in modo ottimale e che le conoscenze esistenti siano rese permanentemente disponibili», spiega Biebl. I sistemi ERP consentono di collegare direttamente la pianificazione della produzione, le risorse umane e la conoscenza dei processi.

Secondo l'amministratore delegato di Planat, questa tendenza continuerà ad accelerare nei prossimi anni: «Le PMI stanno affrontando un profondo cambiamento generazionale, mentre allo stesso tempo il numero di lavoratori qualificati disponibili sta diminuendo. Le aziende che non digitalizzano sistematicamente la loro esperienza rischiano di incorrere in inefficienze operative, aumento dei tassi di errore e perdita di produttività. I moderni sistemi ERP stanno quindi diventando sempre più un'infrastruttura strategica contro la perdita di conoscenza e la carenza di manodopera qualificata.»

Fonte: www.planat.de