L'app controlla la disponibilità durante le vacanze

La tendenza verso modelli di lavoro ibridi in Svizzera, in cui i dipendenti possono lavorare da casa o in ufficio, ha digitalizzato la comunicazione e semplificato molti processi. Chiamate, e-mail e riunioni possono essere gestite sia in ufficio che in viaggio o a casa. Tuttavia, la modernizzazione della tecnologia significa che i dipendenti sono costantemente reperibili. Secondo l'associazione dei lavoratori Travail.Suisse, quasi un terzo dei dipendenti in Svizzera dichiara di lavorare spesso nel tempo libero. Solo il 34% dichiara di non lavorare mai nel tempo libero.[1] Il risultato? Circa il 40% dei dipendenti in Svizzera è esausto, in parte perché non riesce a riposare a sufficienza.[2] "Quando i confini tra lavoro e vita privata diventano sempre più labili, si crea un onere crescente", spiega Christian Stredicke, CEO di Vodia. La sua azienda sviluppa soluzioni di comunicazione per vari settori. Tra queste c'è un'applicazione che può essere utilizzata per stabilire gli orari di lavoro durante i quali i dipendenti possono essere raggiunti e quindi può anche stabilire dei limiti quando l'orario di lavoro è terminato. "La costante reperibilità non solo mette i dipendenti sotto pressione, ma comporta anche un rischio per la sicurezza se la corrispondenza di lavoro viene inviata tramite dispositivi privati", avverte Stredicke. Con una soluzione app nel browser o sullo smartphone, i dati aziendali rimangono sul server e non finiscono sui dispositivi privati. L'esperto spiega come l'uso di un sistema telefonico intelligente e di un'app possa garantire una maggiore soddisfazione dei dipendenti.

Limitare l'orario di lavoro con un'app

I moderni canali di comunicazione e il crescente numero di strumenti digitali stanno creando confusione nell'accessibilità di molte aziende. I dipendenti possono essere contattati in diversi modi e non sempre è chiaro come e quando debbano essere disponibili. "È necessaria una soluzione di comunicazione centralizzata che crei una struttura e controlli la disponibilità in modo mirato", spiega Christian Stredicke. Un sistema utilizzabile tramite app, telefono VoIP o cellulare, ad esempio, può aiutare i dipendenti a definire gli orari in cui possono essere raggiunti. "Un aspetto importante nel contesto del carico di lavoro e dell'esaurimento digitale", sottolinea Stredicke. Il controllo è flessibile, in modo da poter prendere in considerazione anche i giorni festivi o gli orari di lavoro successivi. Con l'uso del browser, le chiamate vengono inoltrate solo se la finestra è attivamente aperta, evitando così una disponibilità involontaria. È inoltre possibile definire orari di lavoro fissi tramite i cosiddetti controlli orari, sia per singoli interni che per intere organizzazioni. I giorni festivi possono essere memorizzati come eccezioni. È possibile impostare eccezioni specifiche per determinati ruoli, ad esempio se gli assistenti hanno bisogno di accedere ai manager al di fuori del normale orario di lavoro senza comunicare i loro dati di contatto diretti. L'esperto riferisce: "Chiunque abbia comunicato il proprio numero di cellulare privato viene spesso contattato al di fuori dell'orario di lavoro o anche dopo un cambio di mansione: questo può essere tecnicamente evitato se la comunicazione viene controllata a livello centrale".

L'uso di telefoni privati è un rischio per la protezione dei dati?

L'uso di telefoni cellulari privati in un contesto professionale non comporta rischi solo per i dipendenti, ma anche per le aziende. "Se i dispositivi privati vengono utilizzati per comunicare con i clienti, diventa difficile per le aziende proteggere i propri dati", spiega Stredicke. "Possono sorgere problemi, soprattutto se il contatto avviene tramite canali privati e il rapporto con il cliente è legato alla persona e non all'azienda", avverte l'esperto. Per evitare la fuga dei clienti o la mancata protezione dei dati aziendali, le aziende dovrebbero utilizzare sistemi che non memorizzino i dati sui dispositivi ma sul server interno dell'azienda. Un'applicazione sviluppata da Vodia, utilizzata insieme ai telefoni VoIP, consente inoltre di controllare il numero di telefono aziendale attraverso vari dispositivi. Ciò significa che è possibile inviare anche messaggi di testo e che nessun dato viene divulgato tramite piattaforme esterne. Devono essere soddisfatti anche altri requisiti tecnici di protezione dei dati: "Le connessioni devono essere crittografate come standard e archiviate in modo sicuro nel file system", spiega Stredicke. Nella pratica, l'esigenza di un'accessibilità controllata sta crescendo: "Soprattutto all'inizio della fase di home office, gli insegnanti utilizzavano deliberatamente l'app del browser per evitare di essere disponibili 24 ore su 24", riferisce l'esperto. Tuttavia, si sta diffondendo la consapevolezza che le applicazioni mobili possono essere utilizzate anche nel rispetto delle norme sulla protezione dei dati, soprattutto se inserite in linee guida aziendali chiaramente strutturate.

Chiamate brevi invece di lunghe riunioni

Oltre alla questione della disponibilità, anche il tipo di comunicazione sta diventando sempre più importante. Se all'inizio della fase di home office le videoconferenze erano considerate uno strumento fondamentale, ora è evidente un certo sovraccarico. "Il feedback che riceviamo è chiaro: il gran numero di riunioni video programmate porta a stanchezza e frustrazione", riferisce Christian Stredicke e continua: "Per molti, questo significa anche perdere tempo per un lavoro mirato". Invece, brevi telefonate spontanee sono spesso molto più efficienti, riferisce l'esperto. Soprattutto quando i colleghi possono essere raggiunti anche in mobilità, il coordinamento può essere chiarito rapidamente senza che tutte le persone coinvolte debbano essere presenti contemporaneamente in una stanza virtuale. In conclusione, Stredicke riassume: "I moderni sistemi telefonici con connessione via app possono supportare questi canali di comunicazione diretta e allo stesso tempo contribuire a fissare i limiti dell'accessibilità digitale".

[1] https://www.travailsuisse.ch/de/media/2059/download?attachment S. 27

[2] Ibidem, pag. 10 e 27

Fonte e ulteriori informazioni: Vodia