Come ottenere più impatto con meno lavoro

Il nostro mondo del lavoro moderno è in realtà piuttosto caotico. Ci hanno insegnato che la produttività significa fare di più, ma se in realtà significasse fare spazio a meno? Meno compiti amministrativi e meno distrazioni creerebbero più spazio per il pensiero concentrato, la collaborazione significativa e il lavoro creativo e d'impatto.

Maggiore impatto nel lavoro desiderato

In vista della Giornata Mondiale della Produttività del 20 giugno, Dropbox, in collaborazione con YouGov, ha intervistato 1196 dipendenti a tempo pieno e part-time in Germania sui maggiori problemi del mondo del lavoro moderno. È stato anche chiesto loro di cosa hanno bisogno per sentirsi produttivi e non solo per compilare liste di cose da fare.

I risultati più importanti:

• I dipendenti sono oberati di lavoro e hanno difficoltà a portare a termine i loro compiti. Un quarto dei dipendenti (25 %) ha dichiarato di dedicare solo da 6 a 10 ore alla settimana a compiti amministrativi come la posta elettronica, la programmazione e l'elaborazione di documenti.
• I dipendenti non hanno un margine di manovra sufficiente per svolgere un lavoro significativo e creativo. Nemmeno la metà (46 %) dei lavoratori adulti intervistati in Germania ha dichiarato di avere abbastanza tempo da dedicare al lavoro, il che potrebbe effettivamente aumentare la produttività e il benessere generale dei dipendenti.
• I dipendenti vogliono maggiori opportunità di fare la differenza sul posto di lavoro. Il mentoring dei colleghi (32 %), l'apprendimento di nuove competenze (37 %) e la ricezione di feedback (44 %) sono stati citati come i fattori più importanti per sentirsi vincenti o produttivi.

Questi risultati evidenziano una sfida comune nel mondo del lavoro moderno: le persone vogliono dare un contributo significativo, ma gli strumenti e i sistemi che le circondano spesso non sono sufficienti. Cosa deve cambiare, dunque? Che si tratti dell'introduzione di nuovi strumenti di intelligenza artificiale o di modelli di lavoro flessibili come il Virtual First, la creazione di spazi per la creatività e il pensiero strategico richiede una comprensione di come le persone impiegano effettivamente il loro tempo.

I dipendenti hanno bisogno di più spazio per il lavoro creativo

L'indagine condotta in collaborazione con YouGov ha prodotto un risultato notevole: meno della metà dei dipendenti tedeschi (46 %) dichiara di avere abbastanza tempo per concentrarsi su attività creative. Solo una piccola percentuale di loro (appena 16 %) afferma di proporre idee creative sul lavoro alcune volte alla settimana. E quasi un terzo (28 %) afferma di sentirsi meno creativo sul lavoro in generale.

Se si considera il tempo dedicato al lavoro significativo o d'impatto in generale, il quadro diventa ancora più chiaro: un numero significativo di questi dipendenti, 49 %, riferisce di dedicare da 0 a 5 ore alla settimana a riunioni strategiche o sessioni decisionali, mentre 12 % dedicano da 6 a 10 ore alla settimana.

E quando è stato chiesto loro quanto tempo dedicano allo sviluppo di nuove idee o al lavoro più approfondito, poco più di un terzo ha dichiarato di dedicare solo cinque ore o meno alla settimana. Non c'è da stupirsi che uno studio sponsorizzato da Dropbox e condotto da Economist Impact abbia rilevato che il 42 % delle persone non riesce a dedicare più di un'ora al lavoro produttivo senza interruzioni.

I dipendenti sono sommersi da un lavoro ripetitivo

Più di un terzo (39 %) degli intervistati dichiara di dedicare fino a cinque ore alla settimana solo ad attività amministrative come la posta elettronica, la programmazione e l'elaborazione di documenti. Un quarto (25 %) investe ancora più tempo, ovvero da 6 a 10 ore alla settimana.

Anche compiti come l'acquisizione di informazioni e l'elaborazione di dati occupano gran parte della settimana lavorativa. Circa 42 % degli intervistati dichiarano di dedicare a questi compiti fino a cinque ore alla settimana e altri 20 % dichiarano di dedicare a queste attività da sei a dieci ore.

Forse ancora più significativo è il fatto che, nonostante il tempo speso, molti dipendenti tedeschi non si sentono ancora pienamente attrezzati per i loro compiti. Solo il 23 % è pienamente d'accordo nel ritenere di avere la Risorse e strumenti di cui hanno bisogno per lavorare in modo efficace. E quando si tratta di tempo, solo 23 % credono fermamente di averne a sufficienza per portare a termine il proprio lavoro. Questa discrepanza tra esigenze e risorse è più di un problema di produttività: è un problema di benessere che influisce sul morale, sulla fidelizzazione e sulle prestazioni.

Più attenzione per un impatto migliore

Se i dipendenti hanno del tempo extra, vogliono usarlo in modo saggio. Attività come il sostegno ai membri del team (32 %), l'apprendimento di nuove competenze (37 %) e la ricezione di feedback (44 %) sono state in media citate dagli intervistati come i fattori più importanti per sentirsi vincenti o produttivi. Alla domanda su cosa farebbero con un'ora in più nella loro giornata lavorativa, 13 % hanno risposto che investirebbero nello sviluppo professionale e nella socializzazione con i colleghi.

Ne possiamo dedurre che: Quando i dipendenti hanno la sensazione di poter fare la differenza, si sentono bene. E questo richiede non solo tempo, ma anche gli strumenti giusti. Poco più di un terzo degli intervistati (40 %) ha dichiarato che sarebbe disposto a utilizzare strumenti di IA se potesse risparmiare fino a quattro ore alla settimana. Una recente indagine condotta tra i dipendenti di Dropbox ha rilevato che 96 % degli intervistati utilizzano l'IA per la ricerca di informazioni, il brainstorming, la programmazione, la documentazione e la scrittura di messaggi, con un risparmio medio di 7,9 ore a settimana.

Quando si tratta di essere più produttivi, meno sembra davvero essere di più. Che si tratti di nuove modalità di lavoro o dell'utilizzo dei più recenti strumenti di intelligenza artificiale, le ore risparmiate sono solo l'inizio. Trovando modi più intelligenti di utilizzare il proprio tempo - per riflettere, concentrarsi meglio e collaborare - le persone possono impiegare più energia in un lavoro creativo e d'impatto, secondo uno dei risultati dello studio.

Fonte: Dropbox.com