{"id":3231,"date":"2018-03-05T08:26:41","date_gmt":"2018-03-05T07:26:41","guid":{"rendered":"https:\/\/www.organisator.ch\/?p=3231"},"modified":"2018-03-05T08:26:41","modified_gmt":"2018-03-05T07:26:41","slug":"meetings-effektiv-fuehren-und-gestalten-6-tipps","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.organisator.ch\/it\/management\/2018-03-05\/meetings-effektiv-fuehren-und-gestalten-6-tipps\/","title":{"rendered":"Condurre e organizzare riunioni in modo efficace - 6 consigli"},"content":{"rendered":"<figure id=\"attachment_3232\" aria-describedby=\"caption-attachment-3232\" style=\"width: 640px\" class=\"wp-caption alignnone\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"size-full wp-image-3232\" src=\"https:\/\/www.organisator.ch\/wp-content\/uploads\/2018\/03\/Meetings-effektiv-fuehren-und-gestalten-6-Tipps_Organisator.jpg\" alt=\"\" width=\"640\" height=\"427\" srcset=\"https:\/\/www.organisator.ch\/wp-content\/uploads\/2018\/03\/Meetings-effektiv-fuehren-und-gestalten-6-Tipps_Organisator.jpg 640w, https:\/\/www.organisator.ch\/wp-content\/uploads\/2018\/03\/Meetings-effektiv-fuehren-und-gestalten-6-Tipps_Organisator-16x12.jpg 16w, https:\/\/www.organisator.ch\/wp-content\/uploads\/2018\/03\/Meetings-effektiv-fuehren-und-gestalten-6-Tipps_Organisator-262x175.jpg 262w, https:\/\/www.organisator.ch\/wp-content\/uploads\/2018\/03\/Meetings-effektiv-fuehren-und-gestalten-6-Tipps_Organisator-525x350.jpg 525w, https:\/\/www.organisator.ch\/wp-content\/uploads\/2018\/03\/Meetings-effektiv-fuehren-und-gestalten-6-Tipps_Organisator-300x200.jpg 300w\" sizes=\"auto, (max-width: 640px) 100vw, 640px\" \/><figcaption id=\"caption-attachment-3232\" class=\"wp-caption-text\">Sempre queste riunioni: se sono ben strutturate, per\u00f2, le riunioni possono svolgersi in modo abbastanza efficiente. (Immagine: Fotolia.com)<\/figcaption><\/figure>\n<p>Il lavoro quotidiano di molti manager e staff di progetto. Non appena una riunione \u00e8 finita, il prossimo \"incontro\" \u00e8 sul calendario. E non appena finisce, viene programmata un'altra riunione. Molti manager passano pi\u00f9 della met\u00e0 del loro tempo di lavoro in riunioni. Questo \u00e8 simile per i project manager.<\/p>\n<p>Ci sono delle ragioni per questa \"malattia da riunione\". Pi\u00f9 i dipendenti di un'azienda lavorano insieme, maggiore \u00e8 la necessit\u00e0 di coordinazione. E: pi\u00f9 velocemente cambia l'ambiente aziendale, pi\u00f9 spesso il team di gestione deve concordare nuove soluzioni ai problemi. Ma molte riunioni potrebbero essere cancellate senza essere sostituite se quelle rimanenti fossero rese pi\u00f9 efficaci. Inoltre, la loro durata potrebbe essere ridotta se non fossero a volte cos\u00ec poco strutturate come le riunioni di caff\u00e8. Quindi, come promemoria: le riunioni sono sessioni di lavoro in cui si devono raggiungere determinati obiettivi - nel minor tempo possibile. Dovrebbero essere strutturati di conseguenza. Ecco alcuni consigli.<\/p>\n<h2><strong>Suggerimento 1: creare un'agenda e definire gli obiettivi<\/strong><\/h2>\n<p>Questo sembra evidente. Ma non lo \u00e8. Spesso nelle riunioni, non appena le persone invitate sono nella stanza, un partecipante dice: \"Cominciamo. Devo ancora...\" E poich\u00e9 questo \u00e8 simile agli altri, tutti saltano al primo argomento. Ne discutono selvaggiamente senza chiarirlo in anticipo:<\/p>\n<ul>\n<li>Di cosa dobbiamo discutere?<\/li>\n<li>Quali sono le questioni pi\u00f9 importanti\/urgenti?<\/li>\n<li>Quali obiettivi vogliamo\/possiamo raggiungere?<\/li>\n<li>Quale approccio ha senso?<\/li>\n<\/ul>\n<p>La conversazione \u00e8 corrispondentemente non strutturata. Perci\u00f2, create un ordine del giorno all'inizio di ogni riunione. E discutere la procedura e stabilire un calendario per l'orientamento.<\/p>\n<h2><strong>Suggerimento 2: rivedere brevemente i \"top\" in anticipo<\/strong><\/h2>\n<p>Questo \u00e8 spesso dimenticato - specialmente quando altri hanno gi\u00e0 avuto luogo prima della riunione. Poi il leader della riunione di solito assume: Tutti sanno di cosa stiamo parlando. Ed \u00e8 completamente sorpreso quando improvvisamente un partecipante dice, per esempio: \"Pensavo che stessimo parlando dell'argomento di oggi...\". Perci\u00f2, all'inizio di una riunione, passate in rassegna i vertici, cio\u00e8 i punti all'ordine del giorno, con i partecipanti. Assicuratevi che ci sia accordo sui contenuti e sugli obiettivi e cambiate l'ordine del giorno se necessario.<\/p>\n<h2><strong>Suggerimento 3: chiarire l'ordine degli argomenti<\/strong><\/h2>\n<p>Questo \u00e8 necessario perch\u00e9 gli argomenti sono spesso interconnessi. Per esempio, non \u00e8 necessario discutere degli investimenti se il rapporto finanziario mostra: La nostra cassa \u00e8 vuota. Ma anche se gli argomenti non sono correlati, si dovrebbe chiarire con i partecipanti: In che ordine li discutiamo? Perch\u00e9 a causa della loro posizione nell'azienda, i presenti danno loro un'importanza diversa. Quindi, se non siete d'accordo su cosa dovrebbe essere discusso prima e cosa dopo, c'\u00e8 un pericolo: alcuni partecipanti si arrabbiano perch\u00e9 i \"loro\" argomenti sono discussi alla fine. E sono completamente infastiditi se i \"loro\" argomenti sono trattati solo di fretta o addirittura rimandati alla fine perch\u00e9 il tempo sta finendo. La loro motivazione ad attuare le decisioni \u00e8 corrispondentemente bassa dopo la riunione.<\/p>\n<h2><strong>Suggerimento 4: utilizzare i media e fissare i risultati intermedi<\/strong><\/h2>\n<p>In molte riunioni, i mezzi di presentazione come le lavagne a fogli mobili, le lavagne (di moderazione) e i proiettori sono usati solo, per esempio, per informare i partecipanti sui risultati delle riunioni di lavoro intermedie. Quando si elaborano le proposte e si discute dei loro vantaggi e svantaggi, tuttavia, i media vengono lasciati inutilizzati in un angolo. Il risultato: dibattiti infiniti in cui vengono presentati sempre gli stessi argomenti. Sia perch\u00e9 i risultati intermedi non sono stati registrati o i partecipanti non hanno le connessioni \"davanti agli occhi\".<\/p>\n<h2><strong>Suggerimento 5: registrare chi fa cosa e quando<\/strong><\/h2>\n<p>Il tempo spesso finisce a un certo punto delle riunioni, e i partecipanti guardano sempre pi\u00f9 spesso l'orologio. Di conseguenza, la pianificazione dell'azione viene fatta frettolosamente perch\u00e9 ognuno pensa: gli altri saranno gi\u00e0 al corrente di ci\u00f2 che deve essere fatto. Il risultato: molto di ci\u00f2 che tutti pensano sar\u00e0 fatto alla prossima riunione non viene fatto. Anche perch\u00e9 senza un piano d'azione non era possibile verificare nel frattempo se le iniziative necessarie erano state prese. L'umore alla riunione successiva \u00e8 corrispondentemente cattivo fin dall'inizio. Perch\u00e9 tutti pensano: ora dobbiamo discuterne di nuovo.<\/p>\n<h2><strong>Suggerimento 6: dare e ricevere feedback<\/strong><\/h2>\n<p>Poich\u00e9 il tempo sfugge di mano in molte riunioni, i partecipanti si disperdono alla fine come una mandria di bestiame spaventata. Non vengono lodati per il loro lavoro, n\u00e9 gli si fanno notare le cose che non sono andate in modo ottimale. In breve, non c'\u00e8 n\u00e9 una sintesi di ci\u00f2 che \u00e8 stato fatto e realizzato n\u00e9 una \"critica della manovra\". Il risultato: tutti tornano al loro posto di lavoro e dimenticano rapidamente ci\u00f2 che \u00e8 stato discusso nella frenesia della vita quotidiana. E alla riunione successiva \u00e8 \"la stessa procedura di...\".<\/p>\n<p><em><strong>All'autore:<\/strong> Il Dr. Albrecht M\u00fcllersch\u00f6n \u00e8 il proprietario di M\u00fcllersch\u00f6n Managementberatung, Starzeln nel Baden-W\u00fcrttemberg (Internet: <a href=\"http:\/\/www.muellerschoen-beratung.de\/\">www.muellerschoen-beratung.de<\/a>).<\/em><\/p>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Arbeitsalltag vieler F\u00fchrungskr\u00e4fte und Projektmitarbeiter. Kaum ist ein Meeting beendet, steht die n\u00e4chste \u201eSitzung\u201c im Kalender. Und kaum ist diese vorbei, ist erneut eine Besprechung anberaumt. 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