{"id":5589,"date":"2019-07-25T10:00:18","date_gmt":"2019-07-25T08:00:18","guid":{"rendered":"https:\/\/www.organisator.ch\/?p=5589"},"modified":"2019-07-25T10:00:18","modified_gmt":"2019-07-25T08:00:18","slug":"business-meetings-leiten-will-gelernt-sein","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.organisator.ch\/it\/management\/2019-07-25\/business-meetings-leiten-will-gelernt-sein\/","title":{"rendered":"Condurre riunioni di lavoro \u00e8 qualcosa che si deve imparare"},"content":{"rendered":"
\"\"
Per creare una buona atmosfera nella sala riunioni tra i dipendenti, \u00e8 necessario osservare delle regole d'oro. (Immagine simbolo: Unsplash)<\/figcaption><\/figure>\n

Iniziare le riunioni con le cose meno importanti<\/strong><\/p>\n

Se si inizia con cose poco importanti, si rischia di perdersi nelle discussioni e alla fine la riunione si conclude senza aver discusso le cose veramente importanti per il team.<\/p>\n

Non pensare e pre-pianificare la riunione<\/p>\n

Per me l'invito deve avere una struttura. E con questo non intendo solo i vertici (punti all'ordine del giorno) e gli orari di inizio e fine, ma anche quanto tempo viene assegnato a ciascun punto. Questo porta gi\u00e0 a un buon orientamento e a una buona disciplina quando si discute molto.<\/p>\n

Quindi, se tutti sanno che sono stati assegnati solo 10 minuti per l'attuale punto di discussione, ma hanno gi\u00e0 parlato per 8 minuti, la regola \u00e8: rimandare l'ulteriore discussione e la decisione o arrivare finalmente a un risultato.<\/p>\n

L'altro aspetto da considerare \u00e8 il significato di ogni punto:<\/p>\n

Si tratta di informare? Si tratta di discutere? \u00c8 per prendere una decisione?<\/strong><\/p>\n

Mi piace contrassegnare il rispettivo punto all'ordine del giorno con la lettera I per informare, D per discutere ed E per decidere. Naturalmente, si pu\u00f2 anche dire D e I: prima ci dovrebbe essere una discussione, poi una decisione.<\/p>\n

Trovo anche importante e utile annotare chi \u00e8 responsabile di cosa.<\/p>\n

Chi informa su questo punto: lo fa come manager? O un certo dipendente? Poi scrivete il nome in questione nell'invito.<\/p>\n

Vuole che la decisione venga presa dalla squadra dopo la discussione? Poi aggiungete \"squadra\" alla E di decisione.<\/p>\n

Volete che il team discuta, ma volete prendere la decisione da soli?
\nPoi, in piedi, scrivete il vostro nome nella E dell'invito.<\/p>\n

In questo modo, gi\u00e0 al momento dell'invito \u00e8 chiaro a tutti gli invitati quale sia il tema del rispettivo punto all'ordine del giorno. Informazione, discussione o decisione. E a chi spetta la rispettiva responsabilit\u00e0.<\/p>\n

Credetemi per esperienza. Questo porta alla chiarezza anche durante la riunione.<\/p>\n

Aspettate a iniziare la riunione perch\u00e9 i membri dello staff non sono ancora arrivati?<\/strong><\/p>\n

Personalmente, lo trovo noioso: io stesso mi sforzo di essere puntuale, magari prendendo un treno in anticipo per arrivare in tempo, e poi loro aspettano altri 5-10 minuti per altre persone. Se l'avessi saputo fin dall'inizio, sarei arrivato pi\u00f9 tardi.
\nPerch\u00e9 qui si tiene conto dei non puntuali? Perch\u00e9 non premiare i puntuali che si presentano in orario e iniziano di conseguenza come previsto?<\/p>\n

Superare la riunione?<\/p>\n

Cos\u00ec come si inizia per tempo, si deve anche finire per tempo.<\/p>\n

Dal momento che si \u00e8 partiti dai punti pi\u00f9 importanti all'inizio della riunione, si spera che alla fine non rimangano punti importanti in sospeso.
\nE anche se lo fanno: la maggior parte dei partecipanti non ha voglia di strafare e si innervosisce verso la fine, perch\u00e9 tanto c'\u00e8 gi\u00e0 abbastanza lavoro che aspetta alla scrivania.<\/p>\n

Parlare da soli e magari impedire ai partecipanti di parlare.<\/p>\n

Se siete davvero uno di quei leader la cui percentuale di intervento in una riunione di gruppo \u00e8 90%, dovreste pensare a quale sia il vantaggio della riunione per tutti i partecipanti.<\/p>\n

In questo caso, probabilmente vi limiterete a informare e questo, mi spiace, pu\u00f2 essere fatto anche per iscritto. Non ho bisogno di convocare una riunione per questo.
\nIn una riunione si discute, il che richiede l'intervento di pi\u00f9 persone.<\/p>\n

In una riunione si incontrano persone diverse con idee diverse, gli aspetti vengono esaminati da diverse angolazioni e le persone coinvolte contribuiscono con la loro esperienza pluriennale.<\/p>\n

Quindi, se sei tu a parlare quasi esclusivamente, dal mio punto di vista c'\u00e8 qualcosa che non va.<\/p>\n

Gestite sempre la riunione da soli?<\/strong><\/p>\n

C'\u00e8 il rischio di tagliare fuori gli altri o di parlare troppo, soprattutto se siete voi a preparare e condurre le riunioni, cio\u00e8 a guidare le discussioni.
\nPi\u00f9 si cede la leadership e si lascia che ogni membro del team conduca la discussione, pi\u00f9 la responsabilit\u00e0 viene distribuita.<\/p>\n

In questo modo, ogni membro del team si accorge di quanto sia impegnativa la presidenza della riunione. Forse questo avr\u00e0 un effetto positivo anche sulla puntualit\u00e0 e sulla partecipazione alle discussioni.<\/p>\n

Non solo presiedere la riunione, ma anche redigerne il verbale.<\/p>\n

Ehi, non \u00e8 scritto da nessuna parte che il responsabile della riunione debba anche redigere il verbale. Almeno non ho trovato questa regola in nessun manuale organizzativo o simili.
\nPerci\u00f2, in qualit\u00e0 di responsabile della riunione, non siate troppo severi con voi stessi e concentratevi sulla gestione della riunione e sulla conduzione della discussione. Si prega di delegare la stesura del verbale a qualcun altro. A proposito, si pu\u00f2 anche ruotare questo lavoro in modo che tutti i membri del team abbiano un turno per redigere il verbale.<\/p>\n

Lasciate i dipendenti silenziosi fuori dalle discussioni<\/strong><\/p>\n

C'\u00e8 molto potenziale nascosto nel personale pi\u00f9 silenzioso. Il fatto che non si esprimano nelle grandi riunioni non significa che non abbiano idee e opinioni. \u00c8 quindi ancora pi\u00f9 importante utilizzare altri metodi che non si basino tanto sulle espressioni verbali, ma chiedano invece idee e opinioni per iscritto. Parole chiave: brainwriting\/raccolta di idee tramite schede di moderazione o post-it.<\/p>\n

Non mettere mai in discussione il proprio sistema di incontri<\/strong><\/p>\n

Un giro mattutino quotidiano? Una riunione di squadra settimanale? Pi\u00f9 una riunione quindicinale sullo status quo?<\/p>\n

Spesso certe routine si sono insinuate nel corso degli anni e quasi nessuno si chiede se le strutture e i processi siano ancora davvero utili.
\nQuindi, fate un'autocritica su quali riunioni sono davvero necessarie all'interno del vostro team; forse \u00e8 arrivato il momento di fare qualcosa di nuovo.<\/p>\n

www.fitforleadership.ch<\/a><\/p>\n

 <\/p>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Die Besprechungen mit den unwichtigsten Dingen zu beginnen Wenn du mit unwichtigen Dingen startest, besteht die Gefahr sich in Diskussionen zu verlieren und am Schluss endet die Besprechung ohne dass ihr im Team die wirklich wichtigen Dinge besprochen habt. Die Besprechung nicht durchzudenken und vorzuplanen In die Einladung geh\u00f6rt f\u00fcr mich eine Struktur. 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