ERP als Schutzschild gegen Brain Drain und Schatten-IT

Der demografische Wandel entwickelt sich für den produzierenden Mittelstand zunehmend zu einem operativen Risiko. In den kommenden Jahren werden hunderttausende erfahrene Fach- und Führungskräfte der Baby-Boomer-Generation in den Ruhestand wechseln – vielfach ohne ausreichende Nachfolge. Besonders kritisch ist dabei weniger der reine Personalabgang als vielmehr der Verlust von Erfahrungswissen, Prozesskenntnissen und informellen Abläufen, die über Jahrzehnte entstanden sind.

«Viele Unternehmen unterschätzen, wie stark ihre operative Stabilität vom impliziten Wissen einzelner Mitarbeiter abhängt. Wenn dieses Know-how nicht systematisch digitalisiert und in Prozessen verankert wird, entsteht ein gefährlicher Brain Drain», erklärt Christian Biebl, Geschäftsführer des ERP-Herstellers Planat.

Brain Drain bezeichnet den Verlust von Wissen, Erfahrung und Kompetenz, wenn qualifizierte Fachkräfte ausscheiden und aufgrund des Fachkräftemangels nicht ersetzt werden können. In vielen mittelständischen Produktionsunternehmen sind wesentliche Betriebsabläufe historisch gewachsen. Wissen über Produktionsparameter, Materialflüsse, Sonderprozesse, Lieferantenbeziehungen oder individuelle Kundenanforderungen steckt häufig in den Köpfen langjähriger Mitarbeitender – oder in der sogenannten Schatten-IT.

Schatten-IT als unsichtbares Risiko

Unter Schatten-IT versteht man Software, Cloud-Dienste oder digitale Prozesse, die Mitarbeitende oder Abteilungen ohne Freigabe der offiziellen IT ausserhalb des ERP- und Unternehmenssystems nutzen. Als typisches Beispiel gelten private Excel-Listen einzelner Beschäftigter mit betriebsrelevanten Informationen, die für das Unternehmen unsichtbar bleiben. Zusätzlich verschärft der Fachkräftemangel die Situation: Offene Stellen können oftmals nicht mehr zeitnah oder qualitativ gleichwertig nachbesetzt werden. Unternehmen stehen dadurch vor der Herausforderung, vorhandenes Know-how unabhängig von einzelnen Personen dauerhaft verfügbar zu machen.

ERP als digitales Unternehmensgedächtnis

Moderne ERP-Systeme übernehmen in dieser Situation zunehmend die Funktion eines digitalen Unternehmensgedächtnisses. «Ein modernes ERP-System ist heute weit mehr als eine Verwaltungssoftware. Es bildet Prozesse, Regeln, Entscheidungswege und Erfahrungswissen strukturiert ab und macht dieses Wissen für neue Mitarbeitende nachvollziehbar und reproduzierbar», so Christian Biebl. Insbesondere im produzierenden Gewerbe entsteht dadurch eine strategisch wichtige Wissensbasis, die Prozesse standardisiert, Medienbrüche reduziert und Abhängigkeiten von einzelnen Personen minimiert.

Von besonderer Bedeutung ist dies bei langjährig gewachsenen IT-Strukturen. In vielen Unternehmen existieren noch proprietäre Altsysteme oder individuell entwickelte Insellösungen, deren Funktionsweise oftmals nur wenige Mitarbeitende vollständig verstehen. Häufig sind diese Systeme eng mit einzelnen IT-Leitenden oder langjährigen Fachkräften verbunden. «Die Lebensdauer mancher Unternehmenssoftware ist faktisch an die Lebensarbeitszeit einzelner Know-how-Träger gekoppelt. Ohne rechtzeitige Migration in standardisierte ERP-Strukturen entsteht ein erhebliches Zukunftsrisiko», warnt Christian Biebl.

Wissensmanagement als Produktivitätsfaktor

Gleichzeitig wird Wissensmanagement zu einem Produktivitätsfaktor. Je stärker Prozesse digital dokumentiert, standardisiert und unternehmensweit verfügbar sind, desto schneller können neue Mitarbeitende eingearbeitet werden. «Die Menschen im Unternehmen bleiben entscheidend wichtig. Aber Unternehmenswissen darf nicht dauerhaft ausschliesslich an Personen gebunden sein», erklärt Biebl. Moderne ERP-Systeme schaffen deshalb Plattformen, auf denen Produktionswissen, Prozessabläufe, Dokumentationen und betriebswirtschaftliche Zusammenhänge zusammengeführt werden.

Hinzu kommt die wachsende Komplexität in der Industrie. Produktionsunternehmen müssen heute flexibel zwischen Einzelanfertigungen, kleinen Lossgrössen und Serienproduktion wechseln. Gleichzeitig steigen die Anforderungen an Transparenz, Rückverfolgbarkeit, Lieferkettensteuerung und Ressourceneffizienz. Ohne zentral verfügbare und konsistente Daten wird dies zunehmend schwer beherrschbar.

Personalressourcen im Fokus der ERP-Planung

Auch der Fachkräftemangel verändert die Rolle moderner ERP-Plattformen grundlegend. Während früher primär Maschinenkapazitäten im Mittelpunkt standen, rückt heute der effiziente Einsatz qualifizierter Mitarbeitender stärker in den Fokus. «Früher galt vor allem: Die Maschine muss laufen. Heute wird zusätzlich entscheidend, dass qualifiziertes Personal optimal eingesetzt und vorhandenes Wissen dauerhaft verfügbar gemacht wird», erklärt Biebl. ERP-Systeme ermöglichen dabei die direkte Verknüpfung von Produktionsplanung, Personalressourcen und Prozesswissen.

Nach Einschätzung des Planat-Geschäftsführers wird sich diese Entwicklung in den kommenden Jahren weiter beschleunigen: «Der Mittelstand steht vor einem tiefgreifenden Generationenwechsel, während gleichzeitig die Zahl verfügbarer Fachkräfte sinkt. Unternehmen, die ihr Erfahrungswissen nicht systematisch digitalisieren, riskieren operative Ineffizienzen, steigende Fehlerquoten und Produktivitätsverluste. Moderne ERP-Systeme werden damit zunehmend zu einer strategischen Infrastruktur gegen Wissensverlust und Fachkräftemangel.»

Quelle: www.planat.de