L'ERP comme bouclier contre la fuite des cerveaux et le shadow IT

Le changement démographique devient de plus en plus un risque opérationnel pour les PME de production. Dans les années à venir, des centaines de milliers de spécialistes et de cadres expérimentés de la génération du baby-boom partiront à la retraite, souvent sans succession suffisante. Ce qui est particulièrement critique dans ce contexte, ce n'est pas tant le départ pur et simple du personnel que la perte du savoir empirique, de la connaissance des processus et des procédures informelles qui se sont développées au fil des décennies.

«De nombreuses entreprises sous-estiment à quel point leur stabilité opérationnelle dépend des connaissances implicites de certains collaborateurs. Si ce savoir-faire n'est pas systématiquement numérisé et ancré dans les processus, il en résulte une dangereuse fuite des cerveaux», explique Christian Biebl, directeur de l'éditeur d'ERP Planat.

La fuite des cerveaux désigne la perte de connaissances, d'expérience et de compétences lorsque du personnel qualifié quitte l'entreprise et ne peut être remplacé en raison de la pénurie de main-d'œuvre. Dans de nombreuses entreprises de production de taille moyenne, des processus d'exploitation essentiels se sont développés au fil du temps. Les connaissances sur les paramètres de production, les flux de matériaux, les processus spéciaux, les relations avec les fournisseurs ou les exigences individuelles des clients se trouvent souvent dans la tête des collaborateurs de longue date - ou dans ce que l'on appelle le Shadow IT.

Le Shadow IT, un risque invisible

Par Shadow IT, on entend les logiciels, les services cloud ou les processus numériques que les collaborateurs ou les départements utilisent en dehors du système ERP et du système d'entreprise sans l'autorisation du service informatique officiel. L'exemple typique est celui des listes Excel privées de certains employés contenant des informations importantes pour l'entreprise et qui restent invisibles pour cette dernière. De plus, la pénurie de personnel qualifié aggrave la situation : les postes vacants ne peuvent souvent plus être pourvus en temps voulu ou de manière équivalente en termes de qualité. Les entreprises sont donc confrontées au défi de mettre à disposition durablement le savoir-faire existant, indépendamment des personnes individuelles.

L'ERP comme mémoire numérique de l'entreprise

Dans cette situation, les systèmes ERP modernes assument de plus en plus la fonction de mémoire numérique de l'entreprise. «Un système ERP moderne est aujourd'hui bien plus qu'un logiciel de gestion. Il représente de manière structurée les processus, les règles, les voies décisionnelles et le savoir empirique et rend ce savoir compréhensible et reproductible pour les nouveaux collaborateurs», explique Christian Biebl. Dans le secteur de la production en particulier, il en résulte une base de connaissances stratégiquement importante qui standardise les processus, réduit les ruptures de médias et minimise les dépendances de certaines personnes.

Cela est particulièrement important pour les structures informatiques qui se sont développées pendant de nombreuses années. Dans de nombreuses entreprises, il existe encore d'anciens systèmes propriétaires ou des solutions isolées développées individuellement, dont seuls quelques collaborateurs comprennent souvent parfaitement le fonctionnement. Souvent, ces systèmes sont étroitement liés à certains responsables informatiques ou à des spécialistes de longue date. «La durée de vie de certains logiciels d'entreprise est en fait liée à la durée de vie professionnelle de certains détenteurs de savoir-faire. Si l'on ne migre pas à temps vers des structures ERP standardisées, on court un risque considérable pour l'avenir», avertit Christian Biebl.

La gestion des connaissances comme facteur de productivité

Parallèlement, la gestion des connaissances devient un facteur de productivité. Plus les processus sont documentés numériquement, standardisés et disponibles dans toute l'entreprise, plus les nouveaux collaborateurs peuvent être formés rapidement. «Les personnes dans l'entreprise restent d'une importance décisive. Mais le savoir de l'entreprise ne doit pas être lié exclusivement et durablement aux personnes», explique Biebl. C'est pourquoi les systèmes ERP modernes créent des plateformes sur lesquelles les connaissances en matière de production, le déroulement des processus, la documentation et les relations économiques sont réunis.

A cela s'ajoute la complexité croissante de l'industrie. Les entreprises de production doivent aujourd'hui passer avec souplesse de la fabrication à l'unité à la production en série, en passant par les petites tailles de lots. Parallèlement, les exigences en matière de transparence, de traçabilité, de gestion de la chaîne d'approvisionnement et d'efficacité des ressources augmentent. Sans données disponibles de manière centralisée et cohérente, il devient de plus en plus difficile de maîtriser tout cela.

Les ressources humaines au cœur de la planification ERP

La pénurie de main-d'œuvre qualifiée modifie également fondamentalement le rôle des plateformes ERP modernes. Alors qu'auparavant, l'accent était mis en premier lieu sur les capacités des machines, l'utilisation efficace de collaborateurs qualifiés est aujourd'hui davantage mise en avant. «Autrefois, il fallait avant tout que la machine tourne. Aujourd'hui, il est également essentiel d'utiliser de manière optimale le personnel qualifié et de mettre durablement à disposition les connaissances existantes», explique Biebl. Les systèmes ERP permettent de relier directement la planification de la production, les ressources en personnel et les connaissances des processus.

Selon le directeur de Planat, cette évolution va encore s'accélérer dans les années à venir : «Les PME sont confrontées à un profond changement de génération, tandis que le nombre de spécialistes disponibles diminue. Les entreprises qui ne numérisent pas systématiquement leur savoir empirique risquent des inefficacités opérationnelles, des taux d'erreur croissants et des pertes de productivité. Les systèmes ERP modernes deviennent ainsi de plus en plus une infrastructure stratégique contre la perte de connaissances et le manque de personnel qualifié».»

Source : www.planat.de