Comment l'IA fait la part des choses dans la gestion des voyages d'affaires

Hôtel préféré plutôt que chaîne standard, voyage d'affaires prolongé pour un week-end à Londres, changement spontané de réservation. Les collaborateurs attendent que leur voyage puisse être adapté à leurs préférences personnelles. Mais plus ils souhaitent voyager de manière individuelle et autonome, plus il est difficile pour les responsables des ressources humaines et des voyages d'affaires de garantir leur sécurité, de respecter les directives et de contrôler les budgets. C'est là qu'intervient le concept de «flexicurité». Dans la gestion des voyages d'affaires, la combinaison de «flexibility» et de «security» décrit l'exercice d'équilibre entre la flexibilité pour les collaborateurs et leur sécurité dans le respect de la politique de voyage. L'intelligence artificielle peut aider les entreprises à relever ce défi. L'IA est surtout considérée comme un booster d'efficacité pour une planification plus rapide des voyages et une simplification des notes de frais. Mais elle s'avère également être une technologie clé pour concilier les souhaits des collaborateurs avec les exigences de l'entreprise.

Les souhaits individuels se heurtent à des réalités complexes

Les voyageurs d'affaires souhaitent rendre leurs séjours professionnels agréables grâce aux voyages de détente ou à leurs hôtels préférés. Mais dans la réalité, la pression sur les coûts augmente dans les entreprises et les mesures d'économie se multiplient. Dans la dernière enquête Global Business Travel Survey de SAP Concur, 86 % des voyageurs d'affaires de la région DACH font état de prestations limitées, comme l'utilisation de la classe affaires et de la classe premium ou les voyages de blanchisserie. Pour satisfaire malgré tout leurs attentes individuelles et leurs exigences de confort, quatre personnes interrogées sur cinq mettraient la main au porte-monnaie - pour une nuit d'hôtel supplémentaire, des surclassements de sièges ou des options de voyage privilégiées. Si les collaborateurs ne peuvent pas satisfaire leurs préférences via la plateforme de voyage de l'entreprise, ils se tournent vers des canaux externes ou effectuent une nouvelle réservation sur place. Ces "réservations parallèles" ne sont que la conséquence la plus visible d'un problème plus profond : là où les souhaits des collaborateurs et les directives entrent en conflit, des lacunes peuvent apparaître en matière de transparence, de conformité et de contrôle. Les entreprises sont confrontées à un dilemme : si elles limitent la liberté de déplacement, elles risquent d'être frustrées ; si elles laissent une trop grande marge de manœuvre, elles perdent le contrôle des coûts.

Permettre la flexibilité grâce à des systèmes intelligents

Les technologies intelligentes soulagent les responsables des ressources humaines et des voyages d'affaires et permettent aux voyageurs d'être flexibles grâce à la personnalisation. Les systèmes de réservation basés sur l'IA exploitent au mieux les budgets, respectent automatiquement les directives de voyage et tiennent compte des préférences individuelles. Un exemple montre à quoi cela ressemble dans la pratique : une équipe de cinq personnes se rend à Singapour pour une conférence. Ce qui nécessite plusieurs heures de coordination manuelle, une solution basée sur l'IA le fait en très peu de temps. Elle crée des plans de voyage individuels avec des préférences personnelles : des sièges souhaités aux options de restauration en passant par les compagnies aériennes et les hôtels préférés. En même temps, elle coordonne les heures d'arrivée et de départ communes pour plus de sécurité et de cohésion d'équipe. En parallèle, toutes les options sont vérifiées quant à leur conformité aux directives et aux limites budgétaires. Le bilan : une meilleure efficacité des coûts, des collaborateurs satisfaits, une conformité constante et une charge administrative nettement réduite.

Un devoir d'assistance sans perte de contrôle

Outre la flexibilité de l'organisation des voyages, les solutions basées sur l'IA contribuent également à ce que les entreprises remplissent leur devoir d'assistance dans un environnement volatile et procurent à leurs voyageurs le sentiment de sécurité nécessaire. C'est ainsi que l'on réussit le grand écart de la flexicurité. Tout le monde en vue : Si les collaborateurs réservent à l'extérieur, par exemple pour accumuler des points de bonus auprès des compagnies aériennes ou pour choisir leur hôtel préféré, un risque apparaît : ils sont «invisibles» pour l'entreprise. Si des situations critiques telles que des intempéries ou des troubles politiques surviennent en cours de route, on ne sait pas où ils se trouvent. Les solutions basées sur l'IA peuvent saisir automatiquement les réservations externes via des plateformes connectées ou des e-mails de confirmation et les intégrer dans le plan de voyage. Les collaborateurs conservent leur flexibilité, l'entreprise la vue d'ensemble nécessaire. Rester opérationnel en déplacement : Les planificateurs de voyage et les applications accompagnent les voyageurs sur leur smartphone et leur fournissent des informations : Avant de partir, ils reçoivent des informations sur leur destination, des indications sur les visas ainsi que sur les mesures de santé et de sécurité. Pendant le voyage, ils sont avertis en temps réel des changements dans le déroulement du voyage, des risques de sécurité à destination ou d'autres événements imprévus. En cas de grève soudaine à l'aéroport, par exemple, ils sont immédiatement informés, ce qui leur permet de réserver des alternatives. Au lieu de se retrouver dans l'incertitude, les voyageurs peuvent, s'ils le souhaitent, être assistés 24 heures sur 24 par des solutions qui s'intègrent parfaitement à leur système de gestion des voyages. Les employeurs peuvent en même temps réagir plus rapidement en cas de crise.

Flexicurité : l'avenir de la gestion des voyages d'affaires

Pour les responsables des RH et des voyages d'affaires, l'approche de la flexicurité combinée à l'IA offre des avantages mesurables : Les souhaits des collaborateurs sont pris en compte lors de la planification des voyages, sans pour autant négliger les directives de l'entreprise. En même temps, les coûts sont optimisés et le devoir d'assistance est plus facilement respecté. L'utilisation de l'IA nécessite certes des investissements initiaux, mais s'avère payante à long terme. Les entreprises qui s'engagent dès maintenant dans cette voie maîtrisent l'équilibre entre flexibilité et sécurité et gagnent en productivité et en satisfaction des collaborateurs. C'est maintenant aux responsables de saisir cette opportunité et de préparer leur entreprise à l'avenir des voyages.

Auteur

Ramona Gamm travaille depuis plus de dix ans chez SAP Concur et s'occupe quotidiennement des exigences du marché et des tendances dans l'environnement des voyages d'affaires. En tant que Senior Product Marketing Manager, elle accompagne le lancement de nouvelles solutions SAP Concur en Europe centrale et orientale. > www.concur.com