Come l'AI padroneggia l'equilibrio nella gestione dei viaggi d'affari

Hotel preferito invece di una catena standard, viaggio di lavoro prolungato per un weekend a Londra, prenotazioni spontanee. I dipendenti si aspettano che il loro viaggio sia personalizzabile in base alle loro preferenze personali. Tuttavia, più il viaggio è personalizzato e autodeterminato, più diventa difficile per i responsabili delle risorse umane e dei viaggi d'affari garantire la loro sicurezza, rispettare le linee guida e controllare i budget. È qui che entra in gioco il concetto di «flessicurezza». Nella gestione dei viaggi d'affari, la combinazione di «flessibilità» e «sicurezza» descrive l'equilibrio tra la flessibilità dei dipendenti e la loro sicurezza, nel rispetto della travel policy. L'intelligenza artificiale può aiutare le aziende a vincere questa sfida. L'intelligenza artificiale è vista principalmente come un fattore di efficienza per una pianificazione più rapida delle trasferte e una semplificazione delle note spese di viaggio. Ma si sta rivelando anche una tecnologia chiave per conciliare i desideri dei dipendenti con i requisiti aziendali.

I desideri individuali incontrano realtà complesse

I viaggiatori d'affari desiderano rendere più piacevoli i loro soggiorni professionali con viaggi "bleisure" o con i loro hotel preferiti. Ma in realtà la pressione sui costi è in aumento nelle aziende e le misure di riduzione dei costi sono in crescita. Nell'ultima Global Business Travel Survey di SAP Concur, l'86 % dei viaggiatori d'affari della regione DACH riferisce di servizi limitati, come l'uso della classe business e premium o i viaggi bleisure. Per soddisfare le proprie aspettative individuali e le proprie esigenze di comfort, quattro intervistati su cinque attingono al proprio portafoglio per ottenere una notte in hotel in più, un upgrade del posto a sedere o opzioni di viaggio preferite. Se i dipendenti non sono in grado di soddisfare le loro preferenze attraverso la piattaforma di viaggio dell'azienda, passano a canali esterni o prenotano nuovamente a livello locale. Queste cosiddette prenotazioni ombra sono solo la conseguenza più visibile di un problema più profondo: quando le preferenze dei dipendenti e le linee guida si scontrano, possono emergere lacune in termini di trasparenza, conformità e controllo. Le aziende si trovano di fronte a un dilemma: se limitano la libertà di viaggiare, rischiano la frustrazione; se lasciano troppo spazio di manovra, perdono il controllo dei costi.

Consentire la flessibilità con sistemi intelligenti

Le tecnologie intelligenti alleggeriscono la pressione dei responsabili delle risorse umane e dei viaggi d'affari e offrono ai viaggiatori flessibilità attraverso la personalizzazione. I sistemi di prenotazione supportati dall'intelligenza artificiale ottimizzano i budget, rispettano automaticamente le linee guida di viaggio e tengono conto delle preferenze individuali. Un esempio pratico: un team di cinque persone si reca a una conferenza a Singapore. Ciò che richiede diverse ore di coordinamento manuale, una soluzione supportata dall'intelligenza artificiale lo risolve in pochissimo tempo. Crea piani di viaggio individuali con preferenze personali: dalle richieste di posti a sedere e opzioni di catering alle compagnie aeree e agli hotel preferiti. Allo stesso tempo, coordina gli orari di arrivo e partenza comuni per una maggiore sicurezza e coesione del team. Allo stesso tempo, tutte le opzioni vengono controllate per verificare la conformità alle linee guida e ai limiti di budget. Il risultato è una maggiore efficienza dei costi, dipendenti soddisfatti, conformità costante e una riduzione significativa del lavoro amministrativo.

Obbligo di diligenza senza perdita di controllo

Oltre all'organizzazione flessibile dei viaggi, le soluzioni supportate dall'intelligenza artificiale aiutano le aziende ad adempiere al loro dovere di assistenza in un ambiente volatile e a dare ai loro viaggiatori il necessario senso di sicurezza. È così che si raggiunge l'equilibrio della flessicurezza. Tutti in vista: Se i dipendenti prenotano all'esterno, ad esempio per raccogliere punti bonus con le compagnie aeree o per scegliere l'hotel preferito, c'è un rischio: sono «invisibili» all'azienda. Se durante il viaggio si verificano situazioni critiche come tempeste o disordini politici, non è possibile avere una visione d'insieme della loro posizione. Le soluzioni supportate dall'intelligenza artificiale possono registrare automaticamente le prenotazioni esterne tramite piattaforme collegate o e-mail di conferma e integrarle nel piano di viaggio. I dipendenti mantengono la loro flessibilità e l'azienda conserva la necessaria visione d'insieme. Rimanere agili in viaggio: I travel planner e le app accompagnano i viaggiatori sui loro smartphone e forniscono loro informazioni: Prima del viaggio, ricevono informazioni sulla destinazione, sui visti e sulle precauzioni per la salute e la sicurezza. Durante il viaggio, vengono avvisati in tempo reale di modifiche all'itinerario, rischi per la sicurezza a destinazione o altri eventi imprevisti. In caso di scioperi improvvisi all'aeroporto, ad esempio, vengono informati immediatamente in modo da poter prenotare alternative. Invece di essere lasciati nell'incertezza, i viaggiatori possono essere supportati 24 ore su 24 da soluzioni perfettamente collegate al loro sistema di gestione dei viaggi. Allo stesso tempo, i datori di lavoro possono reagire più rapidamente in situazioni di crisi.

Flexicurity: il futuro della gestione dei viaggi d'affari

Per i responsabili delle risorse umane e dei viaggi d'affari, l'approccio della flessicurezza in combinazione con l'IA offre vantaggi misurabili: I desideri dei dipendenti vengono presi in considerazione nella pianificazione dei viaggi, senza trascurare le linee guida aziendali. Allo stesso tempo, i costi vengono ottimizzati e l'obbligo di diligenza è più facile da rispettare. Sebbene l'utilizzo dell'IA richieda un investimento iniziale, si ripaga a lungo termine. Le aziende che intraprendono questo percorso ora padroneggiano l'equilibrio tra flessibilità e sicurezza e guadagnano in produttività e soddisfazione dei dipendenti. Spetta ora ai responsabili cogliere questa opportunità e rendere le loro aziende adatte al futuro dei viaggi.

Autore

Ramona Gamm lavora in SAP Concur da oltre dieci anni e si occupa quotidianamente delle esigenze e delle tendenze del mercato nel settore dei viaggi d'affari. In qualità di Senior Product Marketing Manager, supporta l'introduzione di nuove soluzioni SAP Concur nell'Europa centrale e orientale. > www.concur.com