L'intelligenza artificiale si occupa dei compiti più noiosi della vita quotidiana in ufficio

L'intelligenza artificiale è idealmente utilizzata per compiti che la maggior parte delle persone segretamente teme: compiti amministrativi ripetitivi, attività di routine e lavoro amministrativo che rallenta la giornata lavorativa. In un'azienda tecnologica globale, un piccolo team legale di sole tre persone ha recentemente deciso di affrontare uno di questi problemi.

Le scartoffie rendono noiosa la vita quotidiana in ufficio...

Il team di Palo Alto Networks, guidato da Hayden Creque, Direttore e Senior Corporate Counsel, passava sempre più tempo a gestire richieste semplici ma costanti provenienti da tutta l'organizzazione. Il reparto acquisti aveva bisogno di lettere di cancellazione. Il reparto Risorse Umane aveva bisogno di modifiche ai contratti. I team di vendita avevano bisogno di piccole modifiche agli accordi esistenti. Nessuna di queste attività era complessa, ma ognuna richiedeva un'attenzione particolare e, insieme, occupava ore che avrebbero potuto essere dedicate a lavori più rischiosi o strategici. «Siamo arrivati a un punto in cui ci comportavamo più come una fabbrica di documenti che come un team legale», dice Creque.

Strumenti di intelligenza artificiale per compiti specifici

Invece di acquistare una nuova piattaforma di grandi dimensioni o di assumere personale aggiuntivo, il team ha sperimentato una serie di strumenti di intelligenza artificiale mirati, integrati nei sistemi esistenti. Ogni strumento è stato progettato per eseguire un singolo compito. Un generatore di lettere di cancellazione. Una procedura guidata per la modifica del contratto. Uno strumento per gli ordini di modifica.

I dipendenti che utilizzano gli strumenti vengono guidati attraverso una breve serie di domande, come i nomi delle parti, le date rilevanti e il motivo della modifica. Il sistema crea quindi una bozza iniziale basata interamente sui modelli approvati e sulle linee guida interne. Non inventa nuove formulazioni e rifiuta le richieste che non rientrano nell'ambito di applicazione definito.

L'effetto è stato immediato. Ciò che in precedenza richiedeva da tre a cinque giorni lavorativi, ora può essere completato in un solo giorno. Il team stima di risparmiare tra le 20 e le 40 ore di lavoro al mese, pari a circa il 5-15% della capacità totale. Questo tempo viene ora utilizzato per le negoziazioni, le valutazioni del rischio e i progetti strategici che richiedono giudizio ed esperienza umana.

Effetti sulla cooperazione

Altrettanto importante è stato il cambiamento nel modo in cui l'azienda interagiva con l'ufficio legale. In precedenza, ogni piccola richiesta doveva passare attraverso lo stesso canale ristretto, con conseguenti colli di bottiglia e frustrazione. Ora i team degli acquisti, delle risorse umane e delle vendite possono creare le loro prime bozze, sicuri che il risultato sia conforme agli standard aziendali. L'ufficio legale continua a rivedere i documenti, se necessario, ma la dinamica è passata da un controllo a una collaborazione.

Il feedback interno è stato estremamente positivo. I dipendenti riferiscono di sentirsi più indipendenti e di essere meno ostacolati dai passaggi amministrativi. Anche la coerenza è migliorata, poiché tutti lavorano con gli stessi modelli aggiornati invece di affidarsi ai vecchi file archiviati sui singoli computer.

La sicurezza e l'accuratezza sono state le principali preoccupazioni sin dall'inizio. Il team ha risolto questi problemi utilizzando un ambiente privato senza archiviazione di dati e basando ogni risposta su modelli e playbook esistenti. La revisione umana rimane parte del processo e gli strumenti vengono aggiornati ogni volta che cambiano le politiche interne.

Accettazione con ritardo

Ci è voluto un po' di tempo prima che gli utenti si convincessero. Inizialmente molti dipendenti preferivano inviare un'e-mail piuttosto che affidarsi a un sistema. La formazione e le brevi istruzioni sono state d'aiuto, ma l'accettazione è aumentata solo quando i dipendenti si sono resi conto della rapidità con cui si potevano completare le attività di routine.

Questo piccolo esperimento mostra un cambiamento più ampio che è già in corso in molte organizzazioni. L'IA non viene utilizzata principalmente per sostituire le funzioni lavorative, ma per eliminare i fattori di disturbo sul lavoro. Le numerose attività ripetitive che interferiscono silenziosamente con la giornata lavorativa vengono automatizzate un po' alla volta.

Utilizzo dell'IA per compiti impopolari nella vita quotidiana in ufficio

L'approccio del team offre anche una lezione di scalabilità. Invece di cercare di costruire un unico sistema onnipotente, si sono concentrati su un problema ristretto e lo hanno ampliato solo dopo averne dimostrato l'utilità. Gli strumenti sono semplici, ma il loro impatto è tangibile.

Per Creque e i suoi colleghi, l'obiettivo non è mai stato quello di sviluppare un avvocato artificiale. Si trattava di restituire il tempo alle persone. «La tecnologia si occupa dei compiti più noiosi», afferma. «Così possiamo concentrarci sul lavoro per cui siamo effettivamente necessari».»

Negli uffici, questo potrebbe rivelarsi il contributo più importante dell'IA: non sostituire i dipendenti, ma assumere silenziosamente i compiti che nessuno ama fare.

Fonte: Associazione dei consulenti aziendali (ACC)