Wie KI den Spagat im Geschäftsreisemanagement meistert

Lieblingshotel statt Standardkette, verlängerte Geschäftsreise für einen Wochenendtrip in London, spontane Umbuchungen. Mitarbeitende erwarten, dass sich ihre Reise an ihre persönlichen Präferenzen anpassen lässt. Doch je individueller und selbstbestimmter sie reisen möchten, desto schwieriger wird es für HR- und Geschäftsreiseverantwortliche, ihre Sicherheit zu gewährleisten, Richtlinien einzuhalten und Budgets zu kontrollieren. Hier setzt das Konzept der «Flexicurity» an. Die Kombination aus «Flexibility» und «Security» beschreibt im Geschäftsreisemanagement den Balanceakt zwischen der Flexibilität für Mitarbeitende und ihrer Sicherheit unter der Einhaltung der Reiserichtlinie. Künstliche Intelligenz kann Unternehmen unterstützen, diese Herausforderung zu meistern. KI gilt vor allem als Effizienzbooster für schnellere Reiseplanung und vereinfachte Reisekostenabrechnungen. Doch sie erweist sich auch als Schlüsseltechnologie für die Vereinbarkeit von Mitarbeiterwünschen mit Unternehmensanforderungen.

Individuelle Wünsche treffen auf komplexe Realitäten

Geschäftsreisende möchten ihre beruflichen Aufenthalte durch Bleisure-Reisen oder ihre bevorzugten Hotels angenehm gestalten. Doch in der Realität steigt der Kostendruck in Unternehmen und Sparmassnahmen nehmen zu. In der aktuellen Global Business Travel Survey von SAP Concur berichten 86 % der Geschäftsreisenden aus der DACH-Region von eingeschränkten Leistungen wie der Nutzung von Business- und Premium-Class oder Bleisure-Reisen. Um ihre individuellen Vorstellungen und Komfortansprüche trotzdem zu erfüllen, würden vier von fünf Befragten zum eigenen Geldbeutel greifen – für eine zusätzliche Hotelübernachtung, Sitzplatz-Upgrades oder bevorzugte Reiseoptionen. Können Mitarbeitende ihre Präferenzen nicht über die unternehmenseigene Reiseplattform abdecken, weichen sie auf externe Kanäle aus oder buchen vor Ort um. Diese sogenannten Schattenbuchungen sind nur die sichtbarste Konsequenz eines tieferliegenden Problems: Dort, wo Mitarbeiterwünsche und Richtlinien kollidieren, können Lücken in Transparenz, Compliance und Kontrolle entstehen. Unternehmen stehen vor einem Dilemma: Schränken sie die Reisefreiheit ein, riskieren sie Frustration; lassen sie zu viel Spielraum, verlieren sie die Kostenkontrolle.

Mit intelligenten Systemen Flexibilität ermöglichen

Intelligente Technologien entlasten HR- und Geschäftsreiseverantwortliche und ermöglichen Reisenden Flexibilität durch Personalisierung. KI-gestützte Buchungssysteme schöpfen Budgets optimal aus, halten automatisch Reiserichtlinien ein und berücksichtigen individuelle Präferenzen. Wie das in der Praxis aussieht, zeigt ein Beispiel: Ein fünfköpfiges Team reist zu einer Konferenz nach Singapur. Was manuell mehrere Stunden Koordination erfordert, erledigt eine KI-gestützte Lösung in kürzester Zeit. Sie erstellt individuelle Reisepläne mit persönlichen Präferenzen: von Sitzplatzwünschen über Verpflegungsoptionen bis hin zu bevorzugten Airlines und Hotels. Gleichzeitig koordiniert sie gemeinsame An- und Abreisezeiten für mehr Sicherheit und Teamzusammenhalt. Parallel werden alle Optionen auf Richtlinienkonformität und Budgetlimits geprüft. Die Bilanz: Höhere Kosteneffizienz, zufriedene Mitarbeitende, durchgängige Compliance und deutlich weniger administrativer Aufwand.

Fürsorgepflicht ohne Kontrollverlust

Neben der flexiblen Reisegestaltung tragen KI-gestützte Lösungen auch dazu bei, dass Unternehmen in einem volatilen Umfeld ihrer Fürsorgepflicht gerecht werden und ihren Reisenden das nötige Sicherheitsgefühl vermitteln. So gelingt der Spagat der Flexicurity. Alle im Blick: Buchen Mitarbeitende extern, etwa um Bonuspunkte bei Airlines zu sammeln oder ihr Lieblingshotel zu wählen, entsteht ein Risiko: Sie sind für das Unternehmen «unsichtbar». Sollten unterwegs kritische Situationen wie Unwetter oder politische Unruhen eintreten, fehlt der Überblick über ihren Aufenthaltsort. KI-gestützte Lösungen können externe Buchungen automatisch über angebundene Plattformen oder Bestätigungsmails erfassen und integrieren sie in den Reiseplan. Mitarbeitende behalten ihre Flexibilität, das Unternehmen die notwendige Übersicht. Unterwegs handlungsfähig bleiben: Reiseplaner und Apps begleiten Reisende auf dem Smartphone und versorgen sie mit Informationen: Vor Reiseantritt erhalten sie Hinweise zu ihrem Reiseziel, Angaben zu Visa sowie zu Gesundheits- und Sicherheitsvorkehrungen. Während der Reise werden sie in Echtzeit vor Änderungen im Reiseablauf, Sicherheitsrisiken am Zielort oder anderen unvorhergesehenen Ereignissen gewarnt. Bei plötzlich auftretenden Streiks am Flughafen werden sie zum Beispiel sofort informiert, sodass sie Alternativen buchen können. Statt in Unsicherheit zu geraten, können Reisende sich bei Bedarf rund um die Uhr durch Lösungen unterstützen lassen, die nahtlos mit ihrem Reisemanagementsystem verknüpft sind. Arbeitgeber können gleichzeitig in Krisensituationen schneller reagieren.

Flexicurity: Die Zukunft des Geschäftsreisemanagements

Für HR- und Geschäftsreiseverantwortliche bietet der Flexicurity-Ansatz in Kombination mit KI messbare Vorteile: Wünsche der Mitarbeitenden werden bei der Reiseplanung berücksichtigt, ohne Unternehmensrichtlinien zu vernachlässigen. Gleichzeitig werden Kosten optimiert und die Fürsorgepflicht lässt sich leichter einhalten. Der Einsatz von KI erfordert zwar initiale Investitionen, zahlt sich jedoch langfristig aus. Unternehmen, die diesen Weg jetzt einschlagen, meistern die Balance zwischen Flexibilität und Sicherheit und gewinnen an Produktivität und Mitarbeiterzufriedenheit. Es liegt nun an den Verantwortlichen, diese Chance zu ergreifen und ihre Unternehmen für die Zukunft des Reisens fit zu machen.

Autorin

Ramona Gamm ist seit über zehn Jahren bei SAP Concur und beschäftigt sich tagtäglich mit den Marktanforderungen und Trends im Geschäftsreiseumfeld. Als Senior Product Marketing Managerin begleitet sie die Einführung neuer SAP-Concur-Lösungen in Mittel- und Osteuropa. > www.concur.com