Fabasoft Boards integriert KI-Funktionen für digitales Sitzungsmanagement

Fabasoft Boards, die Software für digitales Sitzungsmanagement, ergänzt ihre Plattform um neue KI-Funktionen. Die Erweiterungen richten sich an Verwaltungsräte, Geschäftsleitungen und Aufsichtsgremien und sollen Sitzungen effizienter gestalten, Entscheidungsprozesse beschleunigen und den administrativen Aufwand reduzieren – bei gleichzeitig hohen Anforderungen an Datenschutz und Compliance.

KI analysiert Unterlagen und erstellt Zusammenfassungen

Die integrierte Künstliche Intelligenz analysiert umfangreiche Sitzungsunterlagen innerhalb weniger Sekunden und erstellt automatisch Zusammenfassungen der wichtigsten Inhalte. Dadurch erhalten Gremienmitglieder schneller einen Überblick über entscheidungsrelevante Informationen. Zusätzlich lassen sich Dokumente in mehr als 20 Sprachen übersetzen – ein Vorteil für international zusammengesetzte Führungsgremien.

«Führungsgremien müssen heute in kurzer Zeit vielschichtige Informationen bewerten und gleichzeitig höchste Anforderungen an Vertraulichkeit erfüllen», sagt Dr. Pascal Habegger, Geschäftsführer der Fabasoft Schweiz. «Künstliche Intelligenz kann dabei helfen, Informationen schneller zu erfassen und Entscheidungen effizienter vorzubereiten, ohne dabei die Kontrolle über sensible Daten zu verlieren.»

Eine integrierte Chat-Funktion beantwortet Fragen direkt auf Basis der hinterlegten Sitzungsunterlagen und verweist transparent auf die jeweiligen Quellen. Inhalte bleiben so nachvollziehbar und überprüfbar. Für die Nachbereitung erstellt die Software auf Wunsch automatisch Vorschläge für Folgeaufgaben – inklusive Zuständigkeiten und Fristen – direkt aus Protokollen oder Beschlüssen.

Zentralisierte Sitzungsprozesse und revisionssichere Archivierung

Fabasoft Boards bündelt sämtliche Prozesse rund um Sitzungen an einem Ort – von der Einladung und Tagesordnung bis hin zur Protokollfreigabe und revisionssicheren Archivierung. Alle Unterlagen werden versioniert gespeichert und stehen berechtigten Personen jederzeit in ihrer aktuellen Fassung zur Verfügung. Typische Probleme analoger oder dezentral organisierter Abläufe – etwa unterschiedliche Dokumentenversionen, unklare Zugriffsrechte oder der Versand sensibler Informationen per E-Mail – lassen sich so vermeiden.

Die Software unterstützt elektronische Signaturen gemäss eIDAS-Verordnung beziehungsweise ZertES und ermöglicht damit rechtswirksame digitale Freigaben. Videokonferenzsysteme wie Microsoft Teams, Zoom oder Webex lassen sich direkt integrieren. Über die mobile App können Sitzungsunterlagen auch offline per Tablet oder Smartphone aufgerufen werden.

Hohe Sicherheitsstandards und nachvollziehbare Compliance

Beim Einsatz von KI legt Fabasoft besonderen Wert auf Datenschutz und Sicherheit. Die Plattform arbeitet mit rollenbasierten Zugriffsrechten, Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, Zwei-Faktor-Authentifizierung sowie revisionssicherer Archivierung. Alle Daten werden in zertifizierten Rechenzentren in Deutschland, Österreich oder der Schweiz gespeichert. Fabasoft Boards erfüllt internationale Standards wie ISO 27001, das BSI-C5-Testat sowie die Anforderungen der DSGVO und des Schweizer Datenschutzgesetzes nDSG. Vertrauliche Daten werden nicht für das Training oder die Weiterentwicklung von KI-Modellen verwendet.

«Der Einsatz von KI in Führungsgremien verändert nicht die Verantwortung von Entscheidungsträger:innen, jedoch die Art und Weise, wie Informationen verarbeitet, Sitzungen vorbereitet und Entscheidungen dokumentiert werden», resümiert Habegger. «Gerade dort, wo Zeitdruck, Komplexität und regulatorische Anforderungen zusammenkommen, kann KI sinnvoll dabei unterstützen, Prozesse effizienter und transparenter zu gestalten.»

Quelle: www.fabasoft.com