Fabasoft Boards intègre des fonctions d'IA pour la gestion numérique des sessions

Fabasoft Boards, le logiciel de gestion numérique des réunions, complète sa plate-forme par de nouvelles fonctions d'intelligence artificielle. Les extensions s'adressent aux conseils d'administration, aux directions et aux comités de surveillance et visent à rendre les réunions plus efficaces, à accélérer les processus de décision et à réduire la charge administrative - tout en respectant les exigences élevées en matière de protection des données et de conformité.

L'IA analyse les documents et crée des résumés

L'intelligence artificielle intégrée analyse les documents de réunion volumineux en quelques secondes et crée automatiquement des résumés des contenus les plus importants. Les membres du comité ont ainsi plus rapidement une vue d'ensemble des informations importantes pour la prise de décision. De plus, les documents peuvent être traduits dans plus de 20 langues - un avantage pour les comités de direction internationaux.

«Les organes de direction doivent aujourd'hui évaluer en peu de temps des informations multiples tout en répondant aux exigences les plus élevées en matière de confidentialité», explique Dr. Pascal Habegger, directeur de Fabasoft Schweiz. «L'intelligence artificielle peut aider à saisir les informations plus rapidement et à préparer les décisions plus efficacement, sans pour autant perdre le contrôle des données sensibles».»

Une fonction de chat intégrée répond aux questions directement sur la base des documents de réunion déposés et renvoie de manière transparente aux sources respectives. Les contenus restent ainsi compréhensibles et vérifiables. Pour le suivi, le logiciel génère automatiquement, sur demande, des propositions de tâches ultérieures - y compris les responsabilités et les délais - directement à partir des procès-verbaux ou des décisions.

Processus de réunion centralisé et archivage sécurisé

Fabasoft Boards regroupe en un seul endroit tous les processus concernant les réunions - de l'invitation et de l'ordre du jour jusqu'à la validation du procès-verbal et l'archivage avec protection contre les révisions. Tous les documents sont enregistrés sous forme de version et sont à tout moment à la disposition des personnes autorisées dans leur version actuelle. Les problèmes typiques des processus analogiques ou décentralisés - comme les différentes versions de documents, les droits d'accès peu clairs ou l'envoi d'informations sensibles par e-mail - peuvent ainsi être évités.

Le logiciel prend en charge les signatures électroniques conformément au règlement eIDAS ou à la SCSE et permet ainsi des validations numériques juridiquement valables. Les systèmes de vidéoconférence tels que Microsoft Teams, Zoom ou Webex peuvent être directement intégrés. Grâce à l'application mobile, les documents de réunion peuvent également être consultés hors ligne via une tablette ou un smartphone.

Des normes de sécurité élevées et une conformité vérifiable

Lors de l'utilisation de l'IA, Fabasoft accorde une importance particulière à la protection des données et à la sécurité. La plateforme fonctionne avec des droits d'accès basés sur des rôles, un cryptage de bout en bout, une authentification à deux facteurs ainsi qu'un archivage sécurisé. Toutes les données sont stockées dans des centres de données certifiés en Allemagne, en Autriche ou en Suisse. Fabasoft Boards répond aux normes internationales comme ISO 27001, au test BSI-C5 ainsi qu'aux exigences du RGPD et de la loi suisse sur la protection des données nDSG. Les données confidentielles ne sont pas utilisées pour la formation ou le développement de modèles d'IA.

«L'utilisation de l'IA dans les organes de direction ne modifie pas la responsabilité des décideurs, mais la manière dont les informations sont traitées, les réunions préparées et les décisions documentées», résume M. Habegger. «C'est précisément là où la pression du temps, la complexité et les exigences réglementaires se conjuguent que l'IA peut aider de manière judicieuse à rendre les processus plus efficaces et plus transparents».»

Source : www.fabasoft.com